5 modi per ridurre i no-show

Come piccolo imprenditore o professionista sei probabilmente abituato a ricevere i tuoi clienti su appuntamento. Durante il giorno i clienti vanno e vengono, ma alcuni di loro talvolta non si presentano. Forse è una situazione che conosci, e se così fosse non saresti certo l’unico. Imprenditori e professionisti perdono ogni anno ingenti guadagni a causa dei cosiddetti “no-show”, ovvero degli appuntamenti non rispettati, e inviare manualmente dei promemoria può essere dispendioso in termini di tempo e poco efficace.  I no-show sono eventi frustranti e costosi per ogni imprenditore o professionista che lavora su appuntamento. Naturalmente in alcuni casi sono inevitabili per via di circostanze indipendenti dal cliente. Ma molte volte semplicemente il cliente si dimentica dell’appuntamento o si dimentica di cancellarlo. Certo, puoi sempre inviare una richiesta di pagamento a prescindere, ma qualche cliente potrebbe non apprezzare e magari non tornare più. Molto meglio cercare di fare tutto il possibile affinché il cliente si presenti all’appuntamento. E gli strumenti a disposizione non mancano.

1. Utilizza i promemoria
Una ricerca effettuata da Getapp dimostra che i promemoria sono uno strumento estremamente efficace e quasi il 60% dei clienti ha affermato che se ricevessero promemoria sarebbero molto meno inclini a dimenticarsi degli appuntamenti. SuperSaaS offre un metodo totalmente automatico e personalizzabile per inviare promemoria via email e sms. Vuoi inviare una email di promemoria il giorno prima e un sms due ore prima dell’appuntamento? Nessun problema, una volta configurato il sistema i promemoria verranno inviati regolarmente. Combinando promemoria via email e via sms, le possibilità che il destinatario li veda aumentano notevolmente.

2. Manda un messaggio di follow-up ai clienti che non si presentano
Inviare ai clienti che non si sono presentati un messaggio del tipo “ci dispiace non averti visto” non è certo per rimproverarli (anche se a qualcuno di noi potrebbe dare una certa soddisfazione). È invece per invitarli a ri-pianificare il loro appuntamento. Invia loro il link al tuo calendario online e dagli la possibilità di fissare un nuovo appuntamento. Ai clienti che si sono regolarmente presentati puoi invece spedire un messaggio di ringraziamento per aumentare la loro fidelizzazione.

3. Chiedi ai clienti di pagare in anticipo
Puoi rendere il pagamento anticipato facoltativo oppure obbligatorio. I clienti che hanno già pagato la prestazione tendono a rispettare di più l’appuntamento preso. SuperSaaS offre anche un sistema di pagamento basato su crediti che dá ai tuoi clienti la possibilità di acquistare pacchetti di crediti. Con tale sistema è anche possibile applicare degli sconti ai tuoi clienti.

4. Consenti la cancellazione ed eventuale ri-pianificazione online
Secondo Getapp.com oltre la metà dei clienti preferisce cancellare o ri-pianificare online i propri appuntamenti. Il motivo sta nel fatto che così facendo evitano le lunghe attese al telefono e possono vedere la disponibilità complessiva. Dopo tutto il cliente vuole vedere tutta la disponibilità, non soltanto quella che gli viene proposta dall’operatore telefonico. In questo modo i tuoi clienti non solo saranno più propensi a cancellare online invece di non presentarsi, ma saranno anche più propensi a ri-pianificare l’appuntamento.

5. Crea una lista d’attesa
Per quanto non sia propriamente un metodo per ridurre i no-show, creare una lista d’attesa ti permette di non perdere gli appuntamenti cancellati all’ultimo momento. Per esempio, puoi fare in modo che se qualcuno cancella il proprio appuntamento, la prima persona in lista d’attesa riceva una notifica che ora è prenotata. In questo modo puoi garantirti che il calendario appuntamenti sarà sempre completo, anche in caso di cancellazioni o ri-pianificazioni fatte all’ultimo momento. Sei convinto ora che la tua attività può trarre beneficio da un maggior numero di appuntamenti rispettati? Inizia a usare oggi stesso SuperSaaS con un account gratuito. Crea qui il tuo primo calendario prenotazioni online.

Lavorare meglio (e meno) con le API di SuperSaaS

L'unione fa la forza. E le API servono a unire. Ma la domanda sorge legittima: cosa diavolo è una API? API è l’acronimo per Application Programming Interface. In generale, è un insieme di comandi che permette la comunicazione tra due applicazioni. Nello specifico, permette ad applicazioni di terze parti di “dialogare” con SuperSaaS, interrogarne i dati ed eseguire diverse operazioni senza necessità di intervento umano. Le API di SuperSaaS permettono l’esecuzione automatica di diversi processi che così risultano semplificati, con conseguente risparmio di tempo e risorse.

Ad esempio, un portale turistico potrebbe voler ricevere prenotazioni via SuperSaaS, senza però inviare i suoi clienti al sito di SuperSaaS. Oppure un’altra applicazione potrebbe voler verificare date, orari e disponibilità delle prossime lezioni a calendario, per visualizzarle su un sito esterno in un formato personalizzato. O un’applicazione potrebbe voler recuperare i dati dello storico prenotazioni per generare report e statistiche.

Attualmente, le API di SuperSaaS permettono di accedere a due tipologie di dati:

1. API utenti: per creare, cancellare, leggere e aggiornare gli utenti del proprio account
2. API appuntamenti: per leggere e aggiornare gli appuntamenti, oltre che per recuperare informazioni sulla disponibilità del calendario

Le API di SuperSaaS sono inoltre proattive, ovvero possono notificare ad altre applicazioni, in tempo reale, quando un evento accade. Ad esempio, quando un cliente prenota, SuperSaaS può inviare un messaggio al software CRM (Customer Relationship Management) il quale archivierà il nuovo cliente e gli invierà una email di benvenuto.

A chi sono destinate le API di SuperSaaS? Principalmente a due tipologie di utenti:

1. utenti di SuperSaaS che vogliono integrare la gestione di prenotazioni e appuntamenti nei loro processi o sistemi
2. sviluppatori che vogliono integrare SuperSaaS con il proprio software o servizio

Utilizzare le API di SuperSaaS è semplice, ma richiede esperienza di sviluppo software. Se non hai tale esperienza, puoi rivolgerti a uno sviluppatore freelance presente su uno dei tanti marketplace in Rete. La documentazione a supporto è disponibile in un apposito tutorial.

Esiste infine un’ulteriore possibilità per collegare SuperSaaS ad altre applicazioni: i webhook. Nonostante il nome misterioso, sono facili e accessibili anche per i non addetti ai lavori. Ne parleremo in un prossimo post.

Calendario online condiviso per gruppi

In ambito aziendale l'impiego di un calendario online condiviso è prassi diffusa. Pianificare attività, gestire riunioni e appuntamenti, tenere traccia della disponibilità delle risorse e condividere informazioni con il team di progetto sono pratiche consolidate soprattutto in aziende di dimensioni medio-grandi. Con SuperSaaS puoi condividere il tuo calendario aziendale con tutti i tuoi colleghi o soltanto con un sottoinsieme di collaboratori, creare differenti calendari per progetti specifici e abilitare la condivisione del tuo calendario personale solo con alcuni utenti, mantenendo così sicurezza, privacy e controllo degli accessi. Puoi sfogliare e prenotare le sale riunioni, i proiettori o altre risorse condivise. L'accesso al calendario online condiviso è semplice come aprire un collegamento web in un browser.

SuperSaaS ti permette inoltre di sincronizzare il tuo calendario su tutti i dispositivi mobili dei tuoi collaboratori, come BlackBerry e iPhone. Così puoi visualizzare i dettagli di un evento, modificarne oggetto e contenuti, o creare nuovi eventi anche mentre sei in viaggio e lontano dal tuo ufficio. Se lo desideri, puoi anche impostare notifiche gratuite di conferma e/o promemoria via SMS oltre che via mail.

SuperSaaS mette in contatto reparti e persone all’interno di un'azienda. Puoi creare calendari di gruppo per facilitare il lavoro delle tue divisioni aziendali e aumentare la collaborazione tra i colleghi di reparto. E se collabori con società esterne e fornitori, puoi condividere eventi speciali o far sapere loro quando sei disponibile pubblicando il calendario online in pochi semplici passaggi.

Infine, se arrivi da altri sistemi di condivisione del calendario, ricorda che SuperSaaS è sincronizzabile con Google Calendar, MS Outlook e Apple iCal.

Gestione online appuntamenti per parrucchieri

Immagina di poter leggere e gestire gli appuntamenti del tuo Salone direttamente da smartphone. E di poter ricevere le prenotazioni dal tuo sito web così come dalla tua pagina Facebook senza più necessità di passare tempo al telefono. Immagina che i tuoi clienti possano prenotare in totale autonomia l'appuntamento con un clic da PC, tablet e telefonino, risolvendo così il problema dell'attesa in Salone. E che possano ricevere conferma immediata della prenotazione. Ok, puoi smettere di immaginare :) Abbiamo realizzato una demo dedicata ai parrucchieri. Ha tutte le caratteristiche elencate sopra, in più è possibile scegliere l'operatore con il quale effettuare il trattamento. Provala, e se vuoi dirci cosa ne pensi, i tuoi commenti saranno i benvenuti.

Buone prenotazioni! :)

3 modi per ricevere più appuntamenti con Facebook

Con 19 milioni di utenti giornalieri solo in Italia (ovvero quasi la metà della popolazione adulta), Facebook è il social network più vasto e solido a livello mondiale. In ragione di tale diffusione è anche quello mediante il quale le piccole e medie aziende italiane hanno ottenuto il maggior successo in termini di pubblicità, marketing e comunicazione. Le Pagine Facebook offrono alle aziende una potente piattaforma con la quale connettersi ai propri clienti esistenti e potenziali, e SuperSaaS raccomanda di creare una Pagina per la propria attività.

Una volta creata la Pagina, esistono diversi modi per integrare SuperSaaS e Facebook in modo da indirizzare i clienti al calendario prenotazioni.

1. Creare sulla tua Pagina un pulsante Prenota Subito / Iscriviti
Una delle cose più utili e importanti che puoi fare sulla tua Pagina Facebook è creare un invito all'azione, ovvero un pulsante che inviti i tuoi clienti a prenotare un appuntamento oppure iscriversi a un workshop, corso o torneo. Assicurati di collegare il pulsante alla pagina del tuo calendario prenotazioni. I pulsanti di invito all'azione vengono visualizzati nelle versioni desktop e mobile di Facebook, così come nella app Facebook, il che è fondamentale dal momento che il 60% degli utenti italiani accede a Facebook da dispositivi mobili.

2. Condividere e riempire gli appuntamenti ancora disponibili
La timeline di Facebook rende il social network di Palo Alto particolarmente adatto a riempire la disponibilità last-minute del tuo calendario. Tutto ciò che devi fare è pubblicare un post con l'elenco degli appuntamenti ancora disponibili in un determinato giorno, e condividere il link alla pagina del tuo calendario online (lo trovi nel cruscotto amministrativo del tuo account selezionando il pulsante Supervisiona). Così i tuoi clienti possono prenotare gli ultimi posti liberi e tu puoi massimizzare i tuoi guadagni.

3. Spargere la voce circa le tue offerte e promozioni
Se attivi offerte o promozioni giornaliere, vorrai sicuramente pubblicizzarle sulla tua Pagina Facebook. Offerte e promozioni possono far tornare clienti che non visitano il tuo business da un po' ma che sono ancora tuoi fan, e possono attrarre nuovi potenziali clienti che sono rimasti a guardare in attesa di provare i tuoi servizi (soprattutto se decidi di mettere in evidenza i tuoi post o fare pubblicità). Senza dimenticare che offerte e promozioni sono un ottimo modo per premiare i tuoi clienti più fedeli.

Ricorda che la condivisione di contenuti interessanti è l'anima dei social network. Più i tuoi post saranno coinvolgenti, utili e accattivanti, maggiori saranno le possibilità che i tuoi fan li condividano e diano vita al circolo virtuoso del buon vecchio passaparola.

Agenda web o sistema di prenotazione online?

Agenda web e sistema di prenotazione online sono due concetti semanticamente e funzionalmente diversi. Talvolta, però, accade che tale differenza risulti sfumata e difficile da cogliere in quanto entrambi condividono porzioni di significato e ambiti d'utilizzo. In italiano, prenotare un appuntamento è una locuzione molto frequente e standard che mette appunto in relazione i sostantivi prenotazione e appuntamento. Sappiamo bene, però, che gli oggetti prenotabili sono molti di più dei soli appuntamenti: si possono prenotare camere, viaggi, posti letto, sale riunioni, biglietti aerei e chi più ne ha, più ne metta.

Da un punto di vista funzionale, un'agenda web è un'agenda accessibile via internet. A differenza di quella cartacea tradizionale, può essere utilizzata come agenda personale per segnarvi sopra gli appuntamenti, oppure essere condivisa con altri colleghi / amici / conoscenti, anche remoti, per coordinare le attività e avere un quadro d'insieme degli impegni di ciascuno. Gli utenti interessati a un'agenda web sono di solito aziende e professionisti che lavorano su appuntamento: ad esempio medici, agenti e manager. Un sistema di prenotazione online, invece, è un registro elettronico delle prenotazioni accessibile via web. Registra data e ora in cui la risorsa sarà occupata e informazioni anagrafiche (ma non solo) di chi ha effettuato la prenotazione. Gli utenti interessati a un sistema di prenotazione online sono aziende e professionisti che lavorano su prenotazione: ad esempio ristoranti, teatri e operatori turistici.

E' pur sempre vero che un paziente prenota una visita o un appuntamento dal medico e quindi anche quest'ultimo si può dire che lavori su prenotazione. Ma, all'inverso, certo non fisso un appuntamento se voglio prenotare un posto a teatro. Chi lavora su appuntamento lavora quasi sempre anche su prenotazione. Ma non è vero il contrario.

Questione di lana caprina? Può essere. In ogni caso la distinzione, per noi e per i nostri utenti, non è così importante: SuperSaaS funziona infatti molto bene sia come agenda web che come sistema di prenotazione online.

Leggere le recensioni per credere.

Le prenotazioni online al servizio dell'arte

Pirelli HangarBicocca - Hangar per gli addetti ai lavori - è uno spazio d’arte contemporanea nato una decina di anni fa a Milano dalla riqualificazione di un ex stabilimento della Breda. Durante tutto l’anno vi vengono allestite a rotazione mostre d’arte di caratura internazionale insieme alle quali si è sviluppato nel tempo un palinsesto di attività collaterali destinate a diversi tipi di pubblico. Alcune di queste attività sono fruibili solo su prenotazione e HangarBicocca ha scelto di affidarne la gestione online a SuperSaaS. Ne abbiamo parlato in una breve intervista con Francesca Trovalusci, responsabile dell’area Valorizzazione e Promozione di HangarBicocca.

Com'è arrivata HangarBicocca a SuperSaaS?
E’ successo circa un anno fa, in occasione della mostra dell’artista italiana Micol Assaёl. Le sue installazioni erano disposte all’interno di spazi piuttosto ridotti e ci siamo trovati nella necessità di dover regolare il flusso dei visitatori per poter garantire loro una fruizione adeguata delle opere. La gestione online delle prenotazioni ci ha aiutato molto a migliorare l’efficenza organizzativa.

Come viene utilizzato oggi SuperSaaS in HangarBicocca?
Lo utilizziamo quotidianamente. Dal momento che la mostra di Micol Assaёl ci aveva fatto capire la bontà e l’utilità del servizio, abbiamo deciso di estenderlo alle visite guidate e ai percorsi creativi per ragazzi che si tengono durante i weekend. Il nostro pubblico è composto in gran parte da visitatori affezionati, e il loro feedback positivo è stato un ulteriore incentivo a proseguire con SuperSaaS.

Quali sono i principali benefici che avete riscontrato?
Con SuperSaaS il visitatore prenota in completa autonomia. Questo ha alleggerito il nostro carico di lavoro per la gestione delle prenotazioni, liberando tempo e risorse da dedicare ad altre attività. Personalmente ho trovato molto utile la parte di reportistica di SuperSaaS, che mi aiuta a profilare il nostro pubblico e mi permette di valutare insieme ai colleghi l’efficacia dei diversi canali di comunicazione.

Qual è la caratteristica di SuperSaaS che ritenete più interessante?
La semplicità d’uso, sia lato utente che lato amministratore. Gli iscritti alla nostra newsletter si sono abituati a prenotare online e, sia loro che noi, ne apprezziamo la comodità.