SuperSaaS è altamente personalizzabile, tuttavia scoprire tutte le funzionalità utili a volte può essere difficile. In questo articolo, evidenziamo alcuni suggerimenti e trucchi per ottenere il massimo da SuperSaaS per i team di vendita e di gestione degli account.
- Scegli un tipo di sistema adatto alle tue esigenze
- Coordina automaticamente più calendari
- Consenti ai clienti di selezionare un membro del team preferito
- Assegna un membro del team a un’attività
- Durata predefinita delle riunioni
- Utilizza il sistema a capacità per gli eventi di gruppo
- Esercita un maggiore controllo sul tuo calendario prenotazioni
- Evita le riunioni dell’ultimo minuto
- Prenditi una pausa aggiungendo un cuscinetto di tempo tra le riunioni
- Evita che le riunioni consumino la tua vita lavorativa
- Imposta vincoli di orario
- Arrotonda l’ora di fine appuntamento
- Approva le prenotazioni
- Ricevi una notifica via email/SMS ogni volta che qualcuno crea una prenotazione
- Ricevi notifiche sul tuo cellulare
- Semplifica la tua comunicazione
- Riduci i lunghi scambi di e-mail
- Personalizza le tue email
- Invia email di follow-up
- Condividi rapidamente l’indirizzo del tuo calendario prenotazioni
- Rendi il tuo calendario prenotazioni più attraente nel layout
- Utilizza gli elementi di branding nel tuo calendario
- Aggiungi un tocco umano al layout del tuo calendario
- Gestisci le informazioni dei clienti in modo sicuro
- Importa/esporta i dati dei clienti
- Aggiungi moduli personalizzati per ottenere maggiori informazioni sul cliente
- Aggiungi un campo supervisore per archiviare informazioni specifiche del cliente
- Aumenta l’usabilità del tuo programma
- Imposta appuntamenti ricorrenti con un solo clic
- Consenti ai clienti di visualizzare l’ora nel loro fuso orario
- Rendi il tuo calendario prenotazioni accessibile in più lingue
- Connetti SuperSaaS con altri software
- Sincronizza più calendari con il tuo programma
- Crea automaticamente un collegamento alla riunione in Zoom
- Aggiungi nuovi lead a Salesforce
- Genera automaticamente un collegamento alla riunione join.me
Scegli un tipo di sistema adatto alle tue esigenze
1. Coordina più calendari automaticamente
Quando è necessario che più membri del team siano disponibili per la stessa riunione, è possibile utilizzare un sistema multi-risorsa.
Definisci un servizio che dipenda dalla disponibilità di tutti i membri del team e il sistema recupererà automaticamente le fasce orarie disponibili da tutti i calendari individuali.
Inoltre, quando un incontro viene prenotato nel sistema multi-risorsa, viene automaticamente aggiunto anche a ogni sistema a risorse individuale.
2. Lascia che i clienti selezionino un membro del team preferito
Se i clienti desiderano prenotare un orario con un membro specifico del tuo team, utilizza un unico sistema multi-risorsa. Puoi raggiungere questo obiettivo creando servizi a nome dei membri del team. Ogni servizio dipende quindi dalla pianificazione delle risorse individuali di quello specifico membro.
Il calendario sarà simile al seguente:
Aggiungi nella descrizione del servizio le specializzazioni dei membri dello staff, immagini o semplicemente ulteriori informazioni su documenti, passaggi successivi, ecc.
3. Assegna un membro del team a un’attività
Quando desideri abbinare i lead a qualsiasi agente di vendita disponibile, utilizza un sistema a risorse con più risorse. Le riunioni continueranno a essere programmate in una certa fascia oraria finché non saranno più disponibili agenti per quella fascia.
Puoi farlo facendo clic sulla procedura guidata Crea calendario e creando un sistema a risorse con più risorse.
Aggiungi tutti i tuoi agenti di vendita nel calendario come mostrato di seguito:
È inoltre possibile impostare la disponibilità individuale di ciascun agente tramite Nome calendario > Supervisiona > scheda Orari di apertura come mostrato di seguito:
4. Durate predefinite delle riunioni
Scegli una durata della riunione diversa per ciascun gruppo di lead.
Puoi consentire loro di scegliere tra diverse durate nel tuo calendario in tre modi diversi
a) Un unico calendario
Consenti ai clienti di utilizzare un unico calendario con un menu a discesa per selezionare la durata dell’appuntamento.
È possibile configurare diverse durate degli appuntamenti tramite Nome calendario > Configura > scheda Risorse/Servizi come mostrato di seguito:
Quando aggiungi questa opzione, nel calendario le durate vengono visualizzate come di seguito:
b) Visualizza ciascun tipo di riunione come eventi separati
Se desideri visualizzarle come sezioni diverse, puoi anche utilizzare un calendario multi-risorsa in combinazione con un calendario a risorse. Crea un calendario a risorse per ciascun individuo e crea un calendario multi-risorsa con servizi diversi.
Ciascun servizio in questo calendario è definito dalla durata in Nome calendario > Configura > scheda Servizi come mostrato di seguito:
Quando utilizzi un sistema multi-risorsa, ecco come appare ai tuoi clienti:
Entrambi questi calendari possono offrire le medesime funzionalità. La differenza sta nel layout per i tuoi clienti.
c) Creare gruppi di utenti
Crea un calendario separato per ogni fase del processo di presa in carico del cliente, ad esempio “Chiamata di benvenuto”, “Configurazione dell’account”, “Check-in trimestrale” e così via. Guidali attraverso il processo condividendo i collegamenti pertinenti per quella fase del processo. Aggiungili a diversi gruppi di utenti e limita il loro accesso solo a specifici orari.
Puoi farlo tramite la scheda “Gestione utenti” del cruscotto amministrativo facendo clic sull’opzione “Gruppi utenti” come mostrato di seguito:
Raggiungerai una schermata in cui puoi creare gruppi di utenti in base alle tue esigenze come mostrato di seguito:
Una volta creati i gruppi, puoi semplicemente aggiungere ciascun cliente a un gruppo specifico facendo clic sull’icona di modifica per ciascun cliente e selezionando il relativo gruppo utenti come mostrato di seguito:
Puoi aggiornare/modificare i gruppi e modificare l’accesso dei clienti in base alla fase della presa in carico in cui si trovano.
5. Utilizza il calendario a capacità per eventi di gruppo
Utilizza un sistema a capacità per eventi di gruppo come webinar, sessioni di formazione o incontri per clienti con esigenze simili.
Esercita un maggiore controllo sul tuo calendario
6. Evita riunioni dell’ultimo minuto
Concediti tempo sufficiente per prepararti all’incontro fissando un preavviso minimo per la programmazione.
È possibile configurarlo tramite Nome calendario > Configura > scheda Processo come mostrato di seguito:
7. Prenditi una pausa inserendo un cuscinetto di tempo tra le riunioni
Tieni conto dei tempi di spostamento dei partecipanti e del tempo di preparazione della riunione. Aggiungi un tempo di buffer automatico tra una riunione e l’altra per rilassarti in sicurezza e prepararti per la riunione successiva.
Puoi farlo selezionando Nome calendario > Configura > Risorse/Capacità come mostrato di seguito:
8. Evita che le riunioni consumino la tua vita lavorativa
Assegna giorni o orari specifici alle riunioni. Consenti alle persone di prenotare una riunione nel tuo calendario solo in questi orari e mantieni produttivi i tuoi “giorni liberi”.
Puoi aggiungere la tua disponibilità tramite Nome calendario > Supervisiona > scheda Orari di apertura come mostrato di seguito:
È inoltre possibile suddividere gli orari disponibili in un determinato giorno in due fasce orarie diverse.
9. Imposta orari di inizio vincolo
I tuoi appuntamenti possono iniziare in qualsiasi momento della giornata quando sei disponibile. Tuttavia, è più conveniente che gli appuntamenti inizino all’inizio di ogni ora oppure ogni mezz’ora e così via.
Vincola gli appuntamenti in modo che inizino allo scoccare di ogni ora tramite Nome calendario > Configura > scheda Risorse/Servizi come mostrato di seguito:
Quando aggiungi *:00, in sostanza consenti l’inizio degli appuntamenti alle 9:00, 10:00, 11:00 e così via supponendo che la giornata inizi alle 9:00. Altri orari di inizio vincolati comunemente usati includono *:30, *:15, *:10, *:45, ecc.
10. Arrotondare l’ora di fine dell’appuntamento
Quando gli appuntamenti possono iniziare in qualsiasi momento, possono anche terminare a orari casuali come 16:37, 14:11, 9:58 e così via, il che rende strani gli orari della successiva riunione programmata.
Arrotonda gli orari al multiplo di 5 o 10 minuti o al quarto d’ora più vicino per renderli più comodi.
Puoi farlo tramite Nome calendario > Configura > scheda Risorse/Servizi come mostrato di seguito:
11. Approvare le prenotazioni
Puoi avere maggiore controllo su quali prenotazioni sono confermate nel tuo calendario. Configura il sistema per ricevere la tua approvazione prima di inviare l’email/sms di conferma.
È possibile farlo tramite Nome calendario > Configura > scheda Processo come mostrato di seguito:
12. Ricevi una notifica via email/SMS ogni volta che qualcuno crea una prenotazione
Assicurati di rimanere aggiornato circa le prenotazioni inserite nel tuo calendario senza preoccuparti di doverlo guardare in ogni momento. Configura il sistema per inviarti una notifica tramite SMS o e-mail ogni volta che viene creata una prenotazione nel tuo calendario. È possibile farlo tramite Nome calendario > Configura > scheda Processo come mostrato di seguito:
Un ottimo modo per rimanere informati è configurare il sistema in modo che ti invii un riepilogo quotidiano degli appuntamenti alla fine della giornata.
13. Ricevi notifiche sul tuo cellulare
Un altro ottimo modo per rimanere informato sugli appuntamenti a calendario è ricevere notifiche automatiche sul tuo telefono Android o iPhone.
Scarica l’app Make e collega il tuo account SuperSaaS al nostro modello di integrazione già pronto.
Semplifica la tua comunicazione
14. Riduci il ping pong delle email
Non perdere tempo inviando ripetutamente e-mail come “Dove ci incontriamo?”, “Come posso contattarti?”, “A che ora sei disponibile?” “Questa volta non va bene per me. Possiamo riprogrammarlo?” e così via.
Crea un calendario separato per ogni tipo di riunione. Personalizza i promemoria via email/SMS e i messaggi di conferma per includere tutti i dettagli rilevanti su luogo, istruzioni, informazioni di contatto e così via.
Puoi farlo tramite Nome calendario > Configura > Layout come mostrato di seguito:
Attiva i messaggi di promemoria e di conferma tramite Nome calendario > Configura > scheda Processo come mostrato di seguito:
Ciò riduce il tempo sprecato tra le e-mail e i clienti possono trovare tutte le informazioni importanti in un unico posto.
15. Personalizza le tue email
I messaggi automatici possono sembrare impersonali e distaccati. Personalizza la tua email con i dettagli del cliente come nome, dettagli dell’appuntamento, ID della prenotazione, ecc. utilizzando le cosiddette parole magiche.
Puoi trovare ulteriori informazioni sull’uso delle parole magiche sulla nostra pagina di supporto.
16. Invia email di follow-up
L’invio di e-mail di follow-up può aumentare il tasso di conversione da lead a cliente. Consenti al sistema di inviare automaticamente un’e-mail di follow-up con le informazioni sul prodotto e altre informazioni sull’azienda.
È possibile inviare e-mail di follow-up configurando queste impostazioni tramite Nome calendario > Configura > scheda Processo come mostrato di seguito:
È possibile personalizzare le e-mail di follow-up tramite Nome calendario > Configura > scheda Layout come mostrato di seguito:
17. Condividi il link del tuo calendario
Aggiungi un collegamento al calendario prenotazioni o un pulsante di invito all’azione alla tua firma e-mail e reindirizza le persone direttamente al tuo sistema di prenotazione online.
Puoi anche personalizzare il modello seguente per incoraggiare le persone a prenotare una riunione.
CIAO,
Sono libero alle [aggiungi l’orario in cui sei disponibile], ma nel caso tu non fossi disponibile, per favore prenota un orario idoneo per la nostra riunione nel mio calendario [inserisci qui il link del tuo calendario].
Non vedo l’ora di connettermi con te.
Cordiali saluti
[Il tuo nome e ruolo]
Rendi il tuo calendario prenotazioni più attraente nel layout
18. Utilizza elementi di branding
Il logo della tua azienda è importante per te e i tuoi clienti. Dovresti inserire il tuo logo in tutte le tue comunicazioni, incluso il calendario appuntamenti online. Puoi personalizzare facilmente i seguenti elementi di branding in SuperSaaS:
a) Aggiunta di colori al layout
Puoi controllare i colori per il layout del tuo calendario e del pannello di controllo.
Visita la scheda “Impostazioni layout” nel menu amministrativo per controllare i colori del sistema.
Puoi controllare i dettagli di colore del cruscotto relativi al testo, all’intestazione, allo sfondo e così via.
Puoi anche modificare i colori utilizzati nel tuo calendario visitando Nome calendario > Configura > scheda Layout come mostrato di seguito:
Quando visualizzi i colori di layout, puoi personalizzare i dettagli del tuo calendario come i colori degli appuntamenti prenotati, il colore delle celle vuote e i colori dell’indicatore di proprietà.
b) Aggiungi un URL di reindirizzamento
Condividi più informazioni con i tuoi clienti o aggiornali sui tuoi ultimi risultati. Utilizza l’opzione URL di reindirizzamento per reindirizzare i tuoi clienti a una pagina Web specifica dopo aver completato la prenotazione.
È possibile reindirizzare automaticamente gli utenti aggiungendo l’URL di reindirizzamento tramite Nome calendario > Configura > scheda Processo come mostrato di seguito:
c) Aggiungi il logo della tua azienda
Il logo della tua azienda è una parte importante del marchio della tua azienda.
Aggiungi il logo della tua azienda al tuo cruscotto e al tuo calendario tramite la scheda “Impostazioni layout” nel menu amministrativo.
Scopri come aggiungere il logo della tua azienda al tuo calendario SuperSaaS in questo breve video:
Puoi anche consentire ai clienti di visitare il sito web della tua azienda o la pagina prodotto quando fanno clic sul tuo logo.
d) Utilizza il tuo nome di dominio personalizzato
Puoi creare un dominio personalizzato per il collegamento al calendario prenotazioni, ad esempio agenda.nomeazienda.com. In questo modo i tuoi clienti avranno chiaro che il sistema di prenotazione appartiene a te.
Puoi seguire il tutorial sul dominio personalizzato per configurare il tuo dominio.
19. Aggiungi un tocco di umanità al layout del tuo programma
A nessuno piace esplorare uno spazio freddo e impersonale. Aggiungi un tocco umano al tuo programma aggiungendo la tua immagine o l’immagine del tuo team nello spazio bianco sopra il calendario.
Per raggiungere questo obiettivo, devi prima caricare la tua foto sul web.
Successivamente, utilizza l’URL per aggiungere il collegamento dell’immagine nello spazio bianco sopra il calendario insieme al tuo messaggio personale tramite Nome calendario > Configura > scheda Layout come mostrato di seguito:
Puoi anche personalizzare il testo sopra il calendario e sulla nostra pagina di supporto puoi trovare alcuni suggerimenti per personalizzare i messaggi di sistema.
Gestisci le informazioni dei clienti in modo sicuro
20. Importa/Esporta i dati dei clienti
Evita il lavoro duplicato e aggiungi i dati dei clienti al sistema. Puoi farlo tramite la scheda “Importa” nel menu amministrativo di SuperSaaS.
21. Aggiungi moduli personalizzati per ottenere maggiori informazioni sui clienti
Ottieni maggiori informazioni sui tuoi clienti attraverso un questionario personalizzato. Utilizza le opzioni del modulo personalizzato per progettare il tuo questionario.
Puoi farlo creando un nuovo modulo dal cruscotto amministrativo:
Personalizza i campi del modulo per raccogliere più informazioni sui clienti come requisiti, nome dell’azienda e così via. Per allegare il modulo al tuo calendario puoi visitare Nome calendario > Configura > Processo e allegare il modulo come mostrato di seguito:
Consenti ai clienti di compilare il modulo prima di creare la prenotazione in modo da avere sufficienti informazioni prima dell’interazione.
22. Aggiungi un campo supervisore per archiviare informazioni specifiche del cliente
Alcuni clienti hanno requisiti speciali o richieste speciali. Puoi memorizzarli nel campo supervisore visibile al personale interno ma non ai clienti.
Scopri come aggiungere un campo supervisore al tuo calendario SuperSaaS in questo breve video:
Aumenta l’usabilità del tuo programma
23. Imposta appuntamenti ricorrenti
Consenti ai clienti di prenotare una riunione ricorrente con un solo clic. Per utilizzare questa funzionalità puoi leggere le istruzioni nella nostra documentazione di supporto.
Scopri come creare prenotazioni ricorrenti in questo breve video:
24. Consenti ai clienti di visualizzare l’ora nel loro fuso orario
Consenti ai clienti di visualizzare l’orario della riunione nel loro fuso orario quando organizzano riunioni con clienti in tutto il mondo.
Puoi farlo tramite la scheda “Impostazioni layout” nel menu amministrativo come mostrato di seguito:
25. Resta accessibile in più lingue
I clienti preferiscono interagire con un sistema che parla la loro lingua. SuperSaaS è disponibile in oltre 35 lingue e consente ai clienti di selezionare la propria lingua per visualizzare il calendario prenotazioni.
Puoi farlo tramite la scheda “Impostazioni layout” sul menu amministrativo come mostrato di seguito:
Collega SuperSaaS con altri software
26. Sincronizza SuperSaaS con altri calendari
A volte gli impegni professionali possono sovrapporsi a quelli personali. Evita doppie prenotazioni sincronizzando il tuo programma personale e quello lavorativo. Puoi connettere il tuo calendario Google con il tuo calendario SuperSaaS.
Se desideri aggiungere appuntamenti dal calendario di Google al calendario SuperSaaS, puoi farlo tramite Nome calendario > Supervisiona > Sincronizza come mostrato di seguito:
Puoi seguire le indicazioni passo a passo elencate sul nostro sito web per impostare la sincronizzazione. Se desideri aggiungere/aggiornare nuovi eventi dal tuo programma SuperSaaS al tuo calendario Google, puoi utilizzare il modello di integrazione Zapier per connettere le due piattaforme.
27. Crea automaticamente un collegamento alla riunione in Zoom
Connettiti con i membri del team tramite Zoom. Collega semplicemente il tuo account Zoom e SuperSaaS a un modello predefinito e ogni volta che un appuntamento sta per iniziare, questa integrazione creerà un collegamento alla riunione Zoom.
28. Aggiungi nuovi lead a Salesforce
Desideri tenere traccia degli incontri con i lead, ma non vuoi inserire manualmente le loro informazioni nel tuo sistema Salesforce. Non devi preoccuparti di questo con SuperSaaS. Utilizza il modello predefinito per le integrazioni con Salesforce e nuovi lead verranno automaticamente aggiunti a Salesforce ogni volta che c’è un nuovo appuntamento nel tuo sistema di prenotazione online.
29. Genera automaticamente un collegamento join.me per la riunione
Dimenticati l’ansia di perdere una riunione collegando il tuo account SuperSaaS e join.me. Il creatore dell’appuntamento in SuperSaaS riceverà automaticamente un’e-mail da join.me con un collegamento diretto alla sala riunioni online. In questo modo puoi partecipare alla riunione senza preoccuparti di creare una nuova sessione in join.me.
Se hai domande specifiche, non esitare a contattarci tramite il nostro modulo di feedback.