Tenere tutto sotto controllo può sembrare impossibile. Ecco perché è sempre una buona idea tenere traccia di tutte le tue attività con l’aiuto di uno dei tanti strumenti di gestione delle attività che puoi trovare online. Ecco perché SuperSaaS ha creato un paio di modelli di integrazione che automatizzeranno i processi per te utilizzando Asana, Todoist e Things. Con ogni nuovo appuntamento fissato nel tuo calendario SuperSaaS, il processo crea un’attività nello strumento di tua scelta.
Webhook
Abbiamo già discusso delle grandi possibilità offerte dai webhook. I webhook permettono a un’applicazione di comunicare e attivare processi con un’altra applicazione connessa in tempo reale. In SuperSaaS creiamo queste connessioni tramite Zapier e Make, che possono aiutare facilmente a stabilire comunicazioni tra più applicazioni. Ora abbiamo aggiunto per te un paio di nuovi modelli che aggiorneranno automaticamente la tua lista di cose da fare.
I webhook creeranno una nuova attività in uno degli strumenti di gestione delle attività. Vengono spiegati tutti i passaggi di base, ma se vuoi puoi modificare le opzioni dello strumento di gestione delle attività per adattarle meglio alle tue esigenze. Puoi aggiungere le tue note, consentire la creazione dell’attività quando un messaggio di promemoria viene inviato da SuperSaaS o fare in modo che l’attività venga inviata a una persona specifica.
Ecco come funziona
Nell’esempio seguente vogliamo creare un’attività ogni volta che viene prenotata una sala riunioni, e l’attività deve contenere appunti su tutto ciò che deve essere allestito in quella particolare sala riunioni. Una volta impostata l’integrazione in Zapier o Make, questo è il processo automatizzato che ne scaturisce:
- Un utente accede alla nostra agenda e fissa un appuntamento per la sala riunioni desiderata con tutte le richieste speciali dettagliate (es. caffè o tè, pranzo o spuntino, ecc.).
- Le informazioni vengono inviate a Zapier o Make e loro le trasmettono allo strumento di gestione delle attività utilizzato.
- Lo strumento di gestione delle attività crea un’attività con tutti i dettagli dell’appuntamento.
Ci sono altri esempi di quanto siano utili queste integrazioni. Ad esempio, vogliamo far sapere al personale addetto alla pulizia quando c’è una pausa tra le riunioni nella sala, in modo che possa entrare, pulire la sala e prepararla per l’evento successivo. Questo può essere fatto facilmente:
- Gli incontri prenotati sul calendario SuperSaaS devono avere un orario di inizio e fine specificato.
- Le informazioni sull’ora vengono inviate a Zapier o Make e loro comunicano questi dettagli allo strumento di gestione delle attività.
- Lo strumento invia una notifica al personale di custodia circa la fine della riunione 30 minuti prima, dando loro tempo sufficiente per procurarsi ciò che serve ed essere pronti a riordinare lo spazio.
Un altro esempio potrebbe riguardare la pianificazione di un corso d’arte. È molto importante che l’insegnante d’arte venga informato in anticipo su quante persone parteciperanno alla lezione e di quante tele o altri materiali potrebbe aver bisogno. Ora esiste un modo semplice per farlo utilizzando l’integrazione dello strumento di gestione delle attività:
- L’insegnante d’arte imposta il suo calendario SuperSaaS in modo che non accetti più prenotazioni 48 ore prima della lezione.
- Il numero di presenze previste viene inviato all’insegnante d’arte insieme a un promemoria per acquistare materiali artistici tramite Zapier o un’integrazione con Asana.
Facile, vero? Questa integrazione è particolarmente utile per tenere traccia delle attività ricorrenti come il lavoro di preparazione. Puoi aggiungere note standard all’attività che appariranno ogni volta. Un paio di strumenti di gestione delle attività consentono inoltre di associare un membro specifico del team in modo che solo lui riceva una notifica dell’attività nella sua casella di posta. Puoi anche aggiungere o modificare ulteriori opzioni personalizzate, a seconda dello strumento di gestione delle attività che utilizzi. Fai clic su uno dei collegamenti seguenti per iniziare a configurare l’integrazione desiderata.
Zapier
Utilizzando un account Zapier puoi trovare le integrazioni che SuperSaaS offre per la pianificazione delle attività. Puoi iniziare selezionando uno di questi collegamenti che corrisponde al software di gestione delle attività che utilizzi o che desideri utilizzare in futuro:
Make
Dopo aver creato o effettuato l’accesso a un account Make, fai clic su uno dei collegamenti seguenti per iniziare a connettere SuperSaaS al tuo strumento di gestione delle attività preferito:
Se hai domande relative a SuperSaaS e alle sue integrazioni, non esitare a contattarci.