Chi è Mosaic Erie e perché dovresti leggere questo caso di studio?
Mosaic Erie è stata fondata nell’ottobre 2017 da Chris e Christine. Mosaic Erie (MoE) è nato come studio fotografico per risolvere il problema dell’affitto di spazi per brevi periodi di tempo e per consentire a privati o piccole imprese di utilizzare lo spazio condiviso per tenere lezioni e workshop. Questa è la storia di come MoE ha utilizzato la gestione online degli appuntamenti per automatizzare le procedure di prenotazione e aumentare l’efficienza aziendale.
Se vuoi capire come sviluppare il tuo sistema di prenotazione online per lezioni, workshop, eventi o noleggi, di seguito troverai tutti i passaggi necessari e scoprirai come adottare il sistema di gestione online degli appuntamenti SuperSaaS per automatizzare la tua attività.
Perché Mosaic Erie stava cercando un sistema di prenotazione online?
Dopo poche settimane dall’avvio, MoE ha iniziato a ricevere moltissime richieste riguardanti la disponibilità delle sale, il prezzo dell’affitto, la procedura di prenotazione, gli orari delle lezioni e la disponibilità dei posti. Con l’aumento del numero di prenotazioni, il compito di gestire manualmente gli orari delle lezioni tramite telefono ed e-mail è diventato gravoso e dispendioso in termini di tempo. Questo crescente sovraccarico ha portato MoE a valutare l’automazione dell’intero processo di prenotazione. Dopo aver esaminato le proprie opzioni, MoE ha adottato SuperSaaS come software di gestione online degli appuntamenti per gestire le prenotazioni delle lezioni e il noleggio degli spazi. L’obiettivo finale: rendere il loro sistema di prenotazione flessibile, facile da usare e più trasparente.
La soluzione: un sistema per la gestione online di noleggi e prenotazioni
Passaggio 1: Comprendere i requisiti
Il primo passo per risolvere qualsiasi problema è comprendere il problema esatto e identificare le possibili soluzioni. Il MoE ha stabilito che la migliore soluzione possibile al problema era creare due sistemi di prenotazione separati. Innanzitutto, un programma per gestire le prenotazioni individuali dello spazio condiviso. In secondo luogo, un programma per gli studenti in cui poter visualizzare e prenotare le lezioni e i workshop disponibili.
Passaggio 2: Scegliere un sistema di prenotazione per ciascuno dei requisiti
SuperSaaS offre tre tipi di sistema per soddisfare usi, situazioni e attività diverse. Scegliere il sistema più adatto alle tue esigenze è uno dei passaggi più importanti durante la configurazione del sistema SuperSaaS.
Gestire le prenotazioni degli spazi. Un sistema a risorse è un sistema organizzato in base a singole persone o eventi. Poiché lo spazio disponibile per le prenotazioni è una risorsa limitata e disponibile solo per periodi di tempo specifici, MoE ha creato un sistema a risorse come soluzione per il noleggio degli spazi.
Scopri come impostare un sistema di prenotazione o noleggio in questo breve video:
Gestire le iscrizioni a lezioni/workshop. Un sistema a capacità è un sistema adatto ad eventi di gruppo come lezioni e workshop. Ciascuna delle lezioni/workshop del MoE ha un prezzo diverso con una diversa capacità, quindi il MoE ha creato un sistema a capacità per la gestione delle lezioni e dei workshop.
Scopri come impostare un sistema di prenotazione per lezioni o eventi in questo breve video:
Passaggio 3: Configurazione del processo di prenotazione per gli utenti finali
Una volta selezionati e configurati i tipi di sistema, la configurazione era completa e MoE avrebbe dovuto personalizzare l’effettivo processo di prenotazione affinché gli utenti potessero seguirlo, come illustrato nella figura seguente:
Figura 1: processo di prenotazione degli spazi al MoE
Gli utenti dovrebbero essere autorizzati a effettuare prenotazioni ricorrenti oppure no? Gli utenti possono inserirsi in una lista d’attesa nel caso in cui una prenotazione venga annullata? Quali sono gli orari di apertura? Le prenotazioni richiedono pagamento o approvazione? L’utente può applicare il codice sconto per ottenere offerte? I nuovi appuntamenti dovrebbero essere confermati? A chi? Con quale frequenza MoE dovrebbe condividere promemoria ed e-mail di follow-up? Dove viene reindirizzato l’utente una volta completata la prenotazione? SuperSaaS offre un controllo approfondito su ciascuno di questi aspetti del processo di prenotazione e MoE ha risposto a molte di queste domande per creare un flusso ben definito per il proprio calendario SuperSaaS.
Una volta completate le personalizzazioni per la prenotazione degli spazi, il MoE ha proceduto alla creazione del secondo calendario per la prenotazione delle lezioni e dei workshop da parte degli studenti.
Il secondo sistema di prenotazione era necessario per consentire agli studenti di prenotare le lezioni e i workshop elencati da Mosaic Erie. Le lezioni dovrebbero ripetersi quotidianamente, settimanalmente, bisettimanalmente, mensilmente per data o mensilmente per giorno, il tutto fino a una data di fine specifica? Qual è il limite massimo di iscrizioni per ogni lezione/workshop? MoE ha risposto a queste domande chiave per offrire un programma più potente e altamente personalizzato con un processo di prenotazione come illustrato di seguito:
Figura 2: Processo di prenotazione per la programmazione di lezioni/workshop al MoE
Passaggio 4: Impostazione del pagamento
Per accettare le quote di iscrizione degli utenti per seguire le lezioni e i workshop, MoE ha configurato la propria soluzione di pagamento per ricevere pagamenti online. Sperimentando i metodi di pagamento flessibili di SuperSaaS, MoE ha personalizzato la sezione di pagamento per offrire pacchetti per articoli specifici e sconti e offerte promozionali esclusivi per attirare nuovi utenti.
Passaggio 5: Testare il processo di prenotazione come utente finale
Una volta completata l’impostazione del sistema di prenotazione, il MoE ne ha testato la parte visibile al pubblico che appare come mostrato di seguito:
Figura 3: Visualizzazione della pianificazione esterna del MoE che mostra i dettagli richiesti dal MoE ai propri utenti
Passaggio 6: Condivisione del sistema per iniziare a ricevere prenotazioni
Per incoraggiare un facile accesso alle prenotazioni, MoE promuove il calendario prenotazioni online sul proprio sito Web e sulle piattaforme di social media. Ecco un esempio di come MoE condivide un collegamento al sistema di prenotazione con gli utenti e i loro follower sui social media:
Figura 4: Il MoE condivide un collegamento al proprio sistema di pianificazione degli appuntamenti online sulla pagina Facebook
Il passaggio alla pianificazione online ha portato numerosi vantaggi a MoE
Nel giro di poche ore, MoE ha trasformato l’intero processo di prenotazione in un sistema di prenotazione online completamente automatizzato, professionale e facile da usare. Il processo di prenotazione è ora più chiaro e diretto per il team di MoE, per privati/aziende e per gli studenti. Spostare prenotazioni e appuntamenti su un sistema online consente ora a MoE di fornire maggiore flessibilità ai propri utenti e disponibilità 24 ore su 24, 7 giorni su 7. MoE ha inoltre riscontrato un risparmio sui costi fino all'80% grazie a una migliore condivisione delle informazioni, un aumento dell’efficienza in termini di tempo fino al 20% e una crescita aziendale complessiva grazie a strumenti di conversione e sensibilizzazione con promemoria via e-mail che riducono le mancate presentazioni.
Cos’è SuperSaaS?
SuperSaaS è un servizio di prenotazione online flessibile, accessibile e altamente personalizzabile. Alcune delle più importanti funzionalità includono prenotazioni veloci e senza problemi, elevata personalizzazione facile da usare, compatibilità con dispositivi mobili, integrazioni con Google Calendar e Outlook ed elaborazione dei pagamenti.
SuperSaaS può essere utilizzato da scuole, università, fotografi, terapisti, istituti medici, dog sitter e altri servizi di cura degli animali domestici, allenatori e attività simili basate sull’istruzione, insegnanti di yoga, personal trainer, scuole di cucina, tour e agenzie di viaggio, officine auto, studi di fitness, società ricreative, prenotazioni di hotel/ospiti, saloni di bellezza, professionisti della riparazione, servizi finanziari, negozi e molto altro. Il sistema è adatto per molte applicazioni come prenotazione sale riunioni, pianificazione di colloqui, noleggio, prenotazioni di campi sportivi, vaccinazioni COVID e molto altro.
Puoi scaricare il caso di studio completo per leggere la procedura dettagliata passo a passo su come MoE ha utilizzato SuperSaaS per impostare il proprio sistema di prenotazione online.
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