Niente più doppie prenotazioni o sovrapposizioni con il tuo calendario personale sul tuo sistema di prenotazione. SuperSaaS ti permette di personalizzare la disponibilità per gli appuntamenti, gestire gli orari di prenotazione e lavorare contemporaneamente con più calendari. In questo articolo spieghiamo i diversi modi per personalizzare e mostrare la disponibilità in SuperSaaS.
- Impostare la disponibilità
- Controllare come la disponibilità viene mostrata e applicata sul calendario
- Gestire la disponibilità con più calendari
Impostare la disponibilità
1. Imposta la tua disponibilità settimanale ricorrente sul calendario
Gestisci i tuoi giorni lavorativi e gli orari di apertura durante i quali vuoi che il tuo calendario sia disponibile. Puoi selezionare in quali giorni vuoi accettare prenotazioni e aggiungere i giorni di chiusura per te o per l’organizzazione. Successivamente, inserisci gli orari di apertura per ciascun giorno.
È poco pratico rimanere disponibili tutto il giorno se vuoi tenere conto della pausa pranzo o riservare solo alcune ore al giorno ad altri lavori. Puoi tenerne conto suddividendo gli orari di apertura sul tuo calendario.
Puoi impostare la tua disponibilità tramite Nome calendario > Supervisiona > Orari di apertura come mostrato:
2. Gestisci la disponibilità per date specifiche
Potresti avere impegni importanti in alcuni giorni, festività in arrivo o semplicemente voler bloccare alcune fasce orarie sul tuo calendario. Gestisci queste eccezioni chiudendo completamente il calendario oppure creando orari di lavoro diversi per queste date specifiche (o intervalli di date).
Puoi aggiungere tali eccezioni al sistema tramite Nome calendario > Supervisiona > Giorni speciali > Aggiungi nuova eccezione come mostrato:
Quando fai clic sul pulsante “Crea eccezione” puoi vedere i tuoi giorni speciali elencati sotto “Eccezioni di disponibilità” nella stessa pagina, sopra questo riquadro.
Nota: è possibile eliminare una o tutte queste eccezioni semplicemente facendo clic sulla croce rossa sul lato destro di ciascuna eccezione di giorno speciale.
3. Limita l’intervallo di date della tua disponibilità
Per impostazione predefinita, il tuo calendario è aperto alle prenotazioni per un periodo di tempo indefinito. Puoi modificare questo intervallo in base alle tue esigenze. Se stai gestendo un evento speciale, un workshop o una sessione disponibile solo tra determinate date, puoi scegliere di aprire il calendario solo in un intervallo di tempo specifico.
Puoi limitare la disponibilità del calendario a un determinato intervallo di tempo tramite la scheda Nome calendario > Supervisiona > Orari di apertura come mostrato:
Questo renderà il tuo calendario inaccessibile agli utenti al di fuori dell’intervallo di date disponibile.
4. Blocca manualmente determinate fasce orarie sul tuo calendario
A volte potresti voler bloccare determinate fasce orarie o determinati giorni sul tuo calendario. Esistono diversi modi per bloccare del tempo sul tuo calendario. Uno dei modi più semplici per bloccare determinate fasce orarie o giorni è riempire quel tempo con una tua prenotazione. Come amministratore non sei soggetto a limiti, quindi puoi facilmente creare una prenotazione che duri diversi giorni (ed evitare tutti i vincoli di tempo).
Per creare una prenotazione che duri diversi giorni, puoi semplicemente fare clic su Nome calendario > Usa e cliccare sul calendario per creare la prenotazione. Ecco un esempio di prenotazione che dura diversi giorni:
Questo tipo di prenotazione viene conteggiato come una singola prenotazione nel sistema e viene conteggiato nel tuo totale.
Altri modi per bloccare del tempo includono la creazione di eccezioni per i giorni speciali, la modifica temporanea degli orari di apertura del calendario e la sincronizzazione del tuo calendario SuperSaaS con Google Calendar. Questi metodi ti permettono di bloccare del tempo sul calendario senza ridurre il numero di prenotazioni disponibili nel limite totale del tuo account.
Controllare come la disponibilità viene mostrata e applicata sul calendario
5. Gestisci le ore visibili sul tuo calendario
Le riunioni possono occupare gran parte della giornata e orari di appuntamento irregolari possono compromettere la tua produttività. Anche se non puoi cambiare gli orari di lavoro, puoi comunque incoraggiare gli utenti a creare un appuntamento entro determinate ore. Puoi farlo gestendo le ore visibili sul tuo calendario di prenotazione.
Puoi controllare le ore visibili sul tuo calendario tramite la scheda Nome calendario > Configura > Layout come mostrato:
Nota: le ore visibili sono diverse dagli orari di apertura del calendario. Le ore visibili sono le ore che gli utenti vedono sul calendario, mentre gli orari di apertura sono le ore durante le quali vuoi accettare prenotazioni sul calendario.
6. Permetti a utenti o superuser di creare prenotazioni fuori dagli orari di apertura
Utilizza le informazioni sugli orari di apertura per rendere il tuo calendario visivamente più chiaro. Per comodità dei tuoi utenti, puoi consentire loro di prenotare un appuntamento anche al di fuori degli orari di apertura.
Puoi consentire prenotazioni fuori dagli orari di apertura tramite Nome calendario > Configura > Orari di apertura come mostrato di seguito:
Se invece vuoi limitare questa funzionalità solo all’amministratore e ai membri del tuo staff (superuser nel sistema), puoi scegliere questa opzione tramite Nome calendario > Supervisiona > Orari di apertura come mostrato:
7. Assicurati che tutti gli appuntamenti rientrino negli orari di apertura
Evita di ritrovarti con appuntamenti il cui orario di fine cade al di fuori degli orari di apertura. Assicurati che il sistema accetti solo appuntamenti che rientrano negli orari di apertura.
Puoi ottenere questo risultato tramite Nome calendario > Supervisiona > Orari di apertura come mostrato:
Gestire la disponibilità con più calendari
8. Evita sovrapposizioni con impegni personali sincronizzando Google Calendar
Niente più doppie prenotazioni o appuntamenti di lavoro che si sovrappongono ai tuoi impegni personali. Sincronizza semplicemente il tuo Google Calendar con il tuo calendario SuperSaaS ed evita appuntamenti sovrapposti. Segui questo breve video tutorial per configurare la sincronizzazione con Google Calendar:
Nel nostro precedente articolo abbiamo spiegato come ottenere aggiornamenti istantanei dal tuo calendario SuperSaaS al tuo Google Calendar.
9. Mantieni aggiornati tutti i calendari aggiungendo i dettagli degli appuntamenti da SuperSaaS
Gestire più calendari può diventare rapidamente tedioso. Vuoi rendere più semplice per te e per i tuoi clienti sincronizzare i dettagli degli appuntamenti con altri programmi di calendario. Puoi aggiungere facilmente le prenotazioni di SuperSaaS ad altri calendari esportando gli appuntamenti verso questi calendari.
Esporta ogni prenotazione singolarmente
Puoi esportare singole prenotazioni facendo clic sullo slot dell’appuntamento e poi sul piccolo pulsante iCal nell’angolo in basso a destra dello slot, come mostrato:
Quando apri questo file iCal in altri programmi di calendario, le informazioni dell’appuntamento vengono aggiunte direttamente al tuo calendario.
Consenti ai clienti di aggiungere i dettagli della prenotazione al proprio calendario
Ogni volta che un utente effettua una prenotazione, puoi allegare automaticamente i dettagli dell’appuntamento alla notifica sotto forma di file iCal. Puoi ottenere questo risultato usando la magic word $ical nei tuoi messaggi di notifica.
Nota: le magic word sono testo automatico che viene sostituito da un valore dinamico quando il messaggio viene generato. Puoi trovare l’elenco completo delle magic word nella nostra documentazione di supporto.
Puoi personalizzare i tuoi messaggi in modo che contengano il file iCal tramite la scheda Nome calendario > Configura > Layout come mostrato:
Se mantieni il messaggio predefinito, puoi semplicemente aggiungere la magic word $ical nel riquadro qui sopra. Ecco una panoramica di come apparirà il tuo messaggio di conferma a un utente Gmail:
L’email potrebbe apparire in un formato diverso con altri provider di posta. Tuttavia, il file iCal sarà sempre allegato all’email, indipendentemente dal provider.
SUGGERIMENTO: leggi il nostro articolo sulla personalizzazione delle email e dei messaggi di testo.
Oltre a personalizzare la disponibilità, puoi anche aggiungere vincoli avanzati di disponibilità o di prenotazione. Puoi trovare maggiori informazioni sulla configurazione di questi vincoli di prenotazione qui.
Per qualsiasi domanda specifica sulla configurazione della disponibilità in SuperSaaS, non esitare a contattarci.