Nota: Ora offriamo un’integrazione Zoom che permette un collegamento ancora più fluido tra il tuo calendario SuperSaaS e Zoom. Puoi trovare maggiori informazioni su come configurarla nella nostra documentazione sulla videoconferenza.
Nel panorama digitale in continua crescita — e in particolare negli ultimi diciotto mesi durante la pandemia — c’è stato un evidente passaggio dagli incontri di persona in ufficio al lavoro da remoto, utilizzando applicazioni digitali come Zoom per rimanere in contatto.
Comprensibilmente, questo ha portato a un aumento delle domande su se e come sia possibile integrare software di videoconferenza nel tuo calendario SuperSaaS.
In questo articolo spieghiamo le possibilità di integrazione con Zoom e forniamo una guida passo‑passo per configurarla. Inoltre, ti suggeriamo alcune alternative a Zoom che possono essere utilizzate insieme a SuperSaaS.
Esistono due modi per integrare Zoom con SuperSaaS. Quale sia il migliore dipende dalle tue esigenze e preferenze personali.
Opzione 1: Usare il tuo Personal Meeting ID
Il modo più semplice è utilizzare il tuo Personal Meeting ID, fornito da Zoom, che indirizza chiunque lo utilizzi alla tua Personal Meeting Room.
L’ID è sempre lo stesso e quindi non richiede modifiche prima di inviarlo ai clienti. Puoi condividerlo con tutti.
Un modo rapido per assicurarti che tutti i clienti ricevano queste informazioni è aggiungerle all’email di conferma e/o all’email di promemoria inviate da SuperSaaS.
Ovviamente, per farlo è importante aver attivato le conferme email e raccogliere l’indirizzo email del cliente durante la prenotazione.
Nel menu Configura, vai alla scheda Processo e assicurati che l’indirizzo email sia obbligatorio per ogni prenotazione.
Nella stessa scheda trovi l’impostazione per inviare le email di conferma. Seleziona l’ultima opzione:
“Invia sempre una conferma, facoltativa per superuser e amministratore”.
Se vuoi inviare anche un promemoria prima dell’appuntamento, trovi l’impostazione poco più sotto.
Ora che abbiamo garantito l’invio delle email ai clienti, passiamo alla scheda Layout, dove possiamo creare messaggi personalizzati.
Probabilmente vorrai aggiungere i dettagli Zoom sia alla conferma che al promemoria.
È molto semplice: in Zoom puoi cliccare su “Copia invito” per avere tutti i dettagli pronti e decidere quali informazioni includere nelle email.
Qualsiasi informazione inserita qui verrà aggiunta all’email generica inviata dal sistema, così puoi essere certo che tutti i clienti ricevano i dettagli.
Se vuoi creare email completamente personalizzate, dai un’occhiata al nostro blog sulla personalizzazione delle email.
Poiché stai usando la stessa stanza Zoom per tutti, potresti voler programmare un tempo di buffer tra un appuntamento e l’altro.
In questo modo, se un cliente accede in anticipo, non interromperà la riunione precedente.
Inoltre, Zoom offre una funzione di sala d’attesa che puoi attivare.
Opzione 2: Usare i webhook per una configurazione più avanzata
Una configurazione più avanzata, in cui Zoom crea automaticamente nuove stanze (uniche) per ogni appuntamento, può essere ottenuta usando i webhook.
I webhook sono uno dei modi in cui le applicazioni web possono comunicare tra loro, inviando dati in tempo reale quando si verifica un evento.
Possono essere configurati manualmente oppure, se non hai conoscenze di programmazione, tramite workflow predefiniti di Zapier.com o Make.
In questo articolo useremo Zapier; il processo su Make è molto simile.
Dovrai creare un account su Zapier o Make prima di configurare un webhook con SuperSaaS. Entrambi offrono una versione gratuita per piccoli volumi.
Nel tuo dashboard, seleziona “Make a Zap” per iniziare.
Step 1: Imposta un trigger
- Select app: cerca “SuperSaaS”.
- Trigger event: l’evento che avvia il webhook. Può essere “reminder or follow-up” oppure “new appointment”, a seconda di quando vuoi che Zoom crei la riunione.
- Seleziona il tuo account SuperSaaS.
- Scegli il calendario per cui vuoi configurare il webhook.
- Se hai scelto “reminder or follow-up”, ti verrà chiesto quale dei due deve essere il trigger.
Nella maggior parte dei casi sarà il promemoria (il follow‑up funziona solo se configurato come secondo promemoria.)
- Testa e continua.
Step 2: Imposta un’azione
- Select app: cerca “Zoom”.
- Action event: l’azione da eseguire. In questo caso: creare una riunione Zoom.
- Seleziona il tuo account Zoom.
- Set up action: inserisci i dettagli della riunione (titolo, fuso orario, durata, ecc.).
- Testa e continua.
- Attiva lo zap.
Ora il webhook è pronto e funzionante.
Nota: quando attivi questo webhook, il promemoria SuperSaaS non verrà più inviato.
Al suo posto verrà creata una riunione Zoom.
Se vuoi inviare ai clienti anche un’email con i dettagli Zoom, puoi aggiungere un’altra azione allo zap.
Tuttavia, per avere più di un’azione serve un piano a pagamento.
Step 3: Invia un’email
- Select app: cerca “Mail by Zapier”.
- Action event: inviare un’email in uscita.
- Set up action: crea l’email da inviare al cliente.
Puoi usare i dati dell’appuntamento, come con l’autotext.
Assicurati di includere il campo Join url nel corpo dell’email.
- Testa e continua.
- Attiva lo zap.
Da questo momento, Zapier creerà automaticamente una riunione Zoom e invierà al cliente un’email con tutti i dettagli.
Un’alternativa è configurare l’email di follow‑up in SuperSaaS come secondo promemoria.
Ci sono alternative?
Certo. Alcuni esempi: MS Teams, Amazon Chime, Skype, Google Hangouts.
Qualsiasi software di videoconferenza che fornisca un ID o un URL personale può essere usato con SuperSaaS seguendo i passaggi della sezione Personal Meeting ID.
Con questi passaggi potrai configurare con successo le tue riunioni online!
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