Ti sei mai chiesto qual è il modo migliore per raccogliere file dai tuoi clienti? Ricevere file via email può diventare opprimente, e la gestione dei file può essere noiosa e caotica. Scopri come l’integrazione Dropbox per SuperSaaS può aiutarti a raccogliere dati dai tuoi clienti in modo sicuro e a mantenerli organizzati.
Raccogliere dati tramite moduli
Aggiungere moduli al processo di prenotazione permette ai tuoi clienti di fornire informazioni aggiuntive e caricare file. Da lettere di presentazione e curriculum a moduli di candidatura, possono inviare tutto tramite un unico modulo. Tutti i documenti inviati dai tuoi clienti vengono caricati immediatamente dal browser del cliente nella cartella collegata del tuo account Dropbox.
Quando crei un modulo, hai la possibilità di integrare un pulsante di caricamento file, che richiede la connessione a Dropbox. Nella nostra documentazione spieghiamo in dettaglio come collegare Dropbox al tuo account SuperSaaS. Se stai configurando moduli da zero, la pagina aggiungere moduli personalizzati può aiutarti.
Dopo aver collegato Dropbox, puoi aggiungere la sezione “caricamento file” al tuo modulo. Ogni pulsante di caricamento permette al cliente di caricare esattamente un documento. Se i clienti devono caricare più file, puoi aggiungere più pulsanti di caricamento al modulo.
Moduli multipli
In SuperSaaS puoi creare più moduli per scopi diversi.
Ad esempio:
- un fotografo può permettere ai clienti di caricare immagini di ispirazione quando prenotano un servizio fotografico;
- un istituto linguistico può raccogliere compiti per ogni lezione futura.
Così come i moduli possono avere obiettivi diversi, possono anche essere usati in modi diversi.
Collegare un modulo a un (nuovo) utente
Vuoi che i clienti inviino certi file o informazioni solo una volta?
Allora potresti aggiungere un modulo all’utente invece che alla prenotazione.
Quando un modulo è collegato a un utente:
- i clienti lo compilano solo quando si registrano come nuovi utenti;
- gli utenti esistenti possono essere obbligati a compilarlo al successivo accesso tramite l’impostazione
“come sopra, ma richiedi anche agli utenti esistenti senza modulo di compilarne uno alla prossima visita”.
I moduli collegati agli utenti sono perfetti per:
- iscrizioni a membership,
- registrazione studenti,
- comunicare termini e condizioni.
Nel processo di prenotazione
Aggiungere moduli al processo di prenotazione ha molti vantaggi:
- puoi offrire servizi aggiuntivi,
- fornire informazioni,
- richiedere file necessari per l’appuntamento.
I moduli SuperSaaS sono utili quando i clienti non hanno bisogno di un account per prenotare, ma tu devi comunque raccogliere informazioni importanti.
Stand-alone
I moduli non devono necessariamente essere collegati a una prenotazione o a un utente: possono essere usati da soli.
Quando crei un modulo, puoi scegliere:
- moduli pronti per l’integrazione,
- oppure moduli stand-alone.
Puoi anche convertire moduli stand-alone in moduli integrati e viceversa.
La differenza principale è che un modulo stand-alone ha un proprio URL.
Il tuo pubblico può accedervi facilmente tramite il tuo sito o un link condiviso.
I moduli stand-alone sono utili per:
- raccogliere feedback,
- registrazioni a eventi speciali.
Dropbox crea automaticamente cartelle separate per ogni modulo, rendendo la tua dashboard più ordinata.
Organizzazione dei file
Raccogliere dati da molti clienti può essere complicato se non organizzato correttamente.
Il modo più semplice per raccogliere file è scaricarli direttamente dai moduli in SuperSaaS.
I file vengono scaricati dal tuo Dropbox al tuo computer.
Nella sezione supervise del modulo puoi raccogliere facilmente i file e conservarli per risposta.
Durante tutto il processo, nessun file viene salvato o elaborato sui server SuperSaaS.
Se scaricare file richiede troppo tempo, puoi identificare i file tramite il nome utente:
- se gli utenti accedono o creano un account,
- il loro username viene automaticamente incluso nel nome del file caricato in Dropbox.
Puoi decidere se gli utenti si registrano con email o con un nome utente personalizzato nella pagina Access Control della dashboard.
I file caricati non mantengono il nome originale.
Ad esempio, un file chiamato JaneDoeCV apparirà come:
Username-combinazione-casuale-di-numeri-e-lettere
Ecco un esempio:
I documenti caricati da utenti senza username (ad esempio moduli usati fuori dal processo di prenotazione) avranno solo un nome generico.
Per creare ordine in Dropbox, puoi ordinare i file per:
- tipo
- estensione
- modificato
Tipo
Divide i file in categorie come immagini o documenti.
Estensione
Raggruppa i file per formato (PDF, JPG, DOCX, ecc.).
Modificato
Mostra i file in ordine di ultima modifica o ultimo caricamento.
Altri consigli per organizzare i file
Dropbox offre funzioni di automazione per organizzare automaticamente le cartelle.
Con l’automazione Dropbox puoi:
- scegliere una categoria per ordinare i file,
- impostare regole per rinominare automaticamente i file,
- creare tag per organizzare e trovare file.
Ogni cartella può usare una sola automazione.
La funzione di rinomina automatica (naming convention) è utile quando archivi file provenienti dai moduli.
Vediamo l’opzione date uploaded, ma ci sono molte altre.
Date uploaded
Dropbox aggiunge automaticamente la data di caricamento al nome del file, rendendo più facile vedere quando è stato caricato.
Anche se esiste il filtro “modificato”, con la naming convention puoi vedere subito la data di caricamento.
In breve
Usa i moduli per permettere ai clienti di caricare file in SuperSaaS.
I moduli possono essere collegati a un processo di prenotazione o usati come stand-alone.
Tutti i file caricati vengono conservati nel tuo account Dropbox collegato.
Dropbox crea cartelle separate per ogni modulo.
I file non mantengono il nome originale, quindi può essere difficile identificarli.
Per risolvere:
- fai compilare i moduli agli utenti mentre sono loggati,
- oppure usa le naming convention di Dropbox per identificare chi ha caricato cosa e quando.