Effettuare il check-in con un QR-code

Uno dei principali motivi per usare SuperSaaS è che riduce notevolmente il tempo dedicato alla programmazione degli appuntamenti. Ma sapevi che ci sono molti modi per ottimizzare ulteriormente l’uso di SuperSaaS, migliorando l’esperienza sia per te che per i tuoi clienti? In questo blog vedremo come i codici QR possono migliorare gli appuntamenti sia nella fase di prenotazione sia quando l’appuntamento ha luogo.

Cosa sono i codici QR?

In sostanza, i codici QR sono codici composti da quadrati bianchi e neri leggibili dalle macchine, molto simili ai codici a barre tradizionali. Possono indirizzare un telefono o un tablet a un URL specifico semplicemente scansionando il codice.

Ci sono due modi principali per implementare i codici QR, che discuteremo:

• Puoi inserire un QR-code su un volantino, così chi lo scansiona arriva direttamente al tuo calendario SuperSaaS. Questo rende la prenotazione ancora più veloce.
• Puoi anche inviare ai tuoi clienti un QR-code via email che porta alla pagina “Modifica prenotazione” del loro appuntamento. Questo permette all’amministratore o a un superuser, scansionando il codice sul proprio telefono, di tenere traccia delle presenze.

Inviare i clienti direttamente al tuo calendario SuperSaaS

Questo è il modo più semplice per usare i codici QR nel tuo calendario. Fornisci al cliente un QR-code che può scansionare con il telefono o tablet per aprire immediatamente il calendario SuperSaaS nel browser.

Per configurarlo, segui questi passaggi:

1. Genera il QR-code nella nostra pagina di documentazione sui QR-code.
   Nota: devi effettuare il login per generare il codice del tuo calendario personale.

2. Posiziona il QR-code dove è utile per i tuoi clienti.
   Può essere sul tuo sito web, su un post Facebook, oppure su materiali stampati come volantini promozionali.

3. I clienti scansionano il QR-code e cliccano sul link che appare.
   Verranno indirizzati direttamente al tuo calendario SuperSaaS per prenotare l’appuntamento.

In questo modo elimini la necessità di digitare l’intero link sul dispositivo mobile, rendendolo particolarmente utile se gestisci appuntamenti in una sede fisica o utilizzi materiali promozionali come volantini. Ma non è tutto: i QR-code possono essere utili anche in una fase successiva.

Tracciare le presenze

Se insegni lezioni di gruppo o workshop (calendario capacità), potresti voler tracciare le presenze per ottimizzare la dimensione delle classi.
Se offri prodotti a noleggio o servizi individuali (calendario a risorse o multi-risorsa), potresti voler documentare i no-show per determinare la disponibilità futura.

Anche se questo passaggio avviene alla fine del ciclo di prenotazione, è un’ottima occasione per usare un QR-code.

Puoi tracciare le presenze con i QR-code così:

1. Inserisci il QR-code nella conferma di prenotazione.

   • Trova il link al tuo calendario nella pagina “Supervise” del tuo account SuperSaaS.
   • Aggiungi autotext alla fine del link per indirizzare direttamente alla pagina “Modifica prenotazione”.
     
     • Calendario capacità: /$slot_id?view=view&id=$id
       
     • Calendario a risorse/multi-risorsa: ?view=view&id=$id
   • Trasforma il link in un QR-code inserendolo nel box qui sotto e copiando il risultato:
     https://api.qrserver.com/v1/create-qr-code/?size=150x150&data=https%3A%2F%2Fwww.supersaas.com%2Fschedule%2Fdemo%2FFitnessClub%2F$slotid%3Fview%3Dview%26id%3D%$id
   • Per cambiare la dimensione del QR-code, modifica size=150x150 (es. size=320x320).
   • Per cambiare il colore in blu, aggiungi &color=00f.
     Per maggiori informazioni, consulta la documentazione API dei QR-code.

2. Aggiungi il QR-code all’email nella scheda Layout.
   Assicurati che l’HTML sia attivo nelle email (impostazione nella pagina “Layout Settings”).

3. Aggiungi un campo supervisore per tenere traccia delle presenze.
   Puoi aggiungerlo nella pagina “Access Control”.
   Poi assicurati che sia visibile nel calendario: “Configure” > “Process” > “Vuoi aggiungere un campo ID a ogni prenotazione?”

4. Scansiona i codici durante l’evento per aggiornare le presenze.
   Scansionando il QR-code con la fotocamera del telefono apparirà un popup.
   Cliccalo per aprire direttamente la pagina “Modifica prenotazione”.
   Ora puoi inserire una nota per indicare che il cliente ha effettuato il check-in.

Guarda come aggiungere un campo supervisore in questo breve video:

Nota: può essere stressante cercare di sistemare questo processo mentre hai una fila di persone che aspettano di fare il check-in, quindi ti consigliamo vivamente di testare tutto prima di implementarlo nella tua attività quotidiana.

(Opzionale) Creare un report delle presenze

Quando hai inserito le informazioni di presenza per tutti i clienti di una classe o periodo, potresti voler generare un report per capire se puoi trarre conclusioni sulle tue offerte basandoti sul tasso di presenza.
Poiché hai memorizzato tutte le informazioni nel campo supervisore, puoi farlo facilmente andando alla pagina “Supervise” e scaricando il file nella scheda “Download”.
Il campo supervisore è incluso automaticamente nel report.

Se hai domande sull’uso dei QR-code con SuperSaaS, siamo qui per aiutarti.