I dipendenti stanno tornando negli uffici ovunque, ma la vita in ufficio non è più esattamente quella di prima. Potresti esserti trasferito in un ufficio più piccolo o in uno spazio di coworking, dove le postazioni potrebbero essere condivise. In questi casi, utilizzare un sistema di prenotazione online può aiutarti a garantire che ci sia sempre una scrivania o uno spazio di lavoro libero per tutti. Il tuo ufficio ha sale riunioni? Crea un calendario aggiuntivo e concedi l’accesso a tutti i dipendenti.
Come creare il calendario del tuo ufficio
Puoi creare calendari unici (calendari di tipo risorsa in SuperSaaS) per ogni postazione e combinarli in un calendario generale (calendario di tipo servizio). In questo modo puoi vedere tutte le postazioni in una panoramica ordinata.
Il modo più rapido e semplice è creare un calendario per più risorse, che includa tutte le postazioni disponibili da prenotare.
Poi crea un calendario di servizio con gli orari disponibili in cui i dipendenti possono prenotare una postazione.
Se non hai bisogno di una panoramica dettagliata, puoi usare anche un calendario di tipo capacità con fasce orarie. In questo caso puoi impostare un limite di capacità per ogni fascia. Questo garantisce che ci siano abbastanza scrivanie per tutti, lasciando comunque ai dipendenti la libertà di scegliere una postazione libera al loro arrivo. Facoltativamente, puoi aggiungere una lista d’attesa per riempire le postazioni lasciate vuote a causa di malattia.
Scopri di più sui diversi tipi di calendario.
Scopri come configurare un sistema di prenotazione o noleggio in questo breve video:
Nota: Non c’è alcun limite al numero di calendari che puoi creare, anche nella versione gratuita, quindi non importa quanti spazi di lavoro hai.
Crea un calendario per le sale riunioni, così puoi incontrare i clienti
Per le sale riunioni è probabilmente più semplice creare un calendario aggiuntivo. Puoi scegliere un calendario di tipo capacità se devi limitare il numero di persone che possono condividere la sala, oppure un calendario di tipo risorsa se consenti una sola prenotazione alla volta. Inoltre, se il tuo ufficio riceve clienti, puoi usare il calendario della sala riunioni per prenotare un’area tranquilla ed evitare sovrapposizioni o doppie prenotazioni.
Leggi di più su come configurare un calendario per la tua sala riunioni nel nostro tutorial.
Aggiungi una lista d’attesa quando tutte le postazioni sono occupate
È possibile aggiungere una lista d’attesa, così i dipendenti possono iscriversi se il calendario dell’ufficio è già al completo. In SuperSaaS questa opzione è disponibile per tutti i calendari di tipo capacità.
Così, se un dipendente si ammala o decide di lavorare da casa, il successivo in lista riceve una notifica e può andare in ufficio quel giorno.
Con questa funzione puoi sfruttare al massimo lo spazio disponibile senza dover gestire manualmente la capacità.
Scopri come implementare una lista d’attesa.
Valuta l’uso di un sistema di crediti per distribuire equamente lo spazio
Potresti voler rendere l’ufficio accessibile a tutti in modo equo. Una soluzione efficace è assegnare crediti a ogni dipendente.
I dipendenti possono “spendere” i crediti per prenotare una postazione.
In questo modo puoi assicurarti che tutti abbiano la possibilità di lavorare in ufficio.
Suggerimento: Se vuoi reimpostare automaticamente i crediti ogni mese, puoi configurare un credito iniziale che si rinnova mensilmente. Così non dovrai aggiungere manualmente nuovi crediti ogni volta che un dipendente li esaurisce. Naturalmente, potresti preferire gestire i crediti manualmente per monitorare meglio la presenza.
Leggi il nostro tutorial su come implementare un sistema di crediti.
Notifica ai dipendenti le nuove policy aziendali
Per assicurarti che i dipendenti siano aggiornati sulle policy aziendali, puoi inviare notifiche via email o SMS.
Se i dipendenti condividono le scrivanie, può essere utile inviare un promemoria prima della giornata in ufficio per ricordare a tutti di lasciare la scrivania libera a fine giornata.
Scopri come configurare i promemoria per il tuo ufficio.
Un’altra opzione è aggiungere un modulo al processo di prenotazione per informare i dipendenti sulle policy aziendali. Puoi anche aggiungere una casella di spunta che richiede ai dipendenti di confermare di aver letto le policy prima di procedere. Questo è particolarmente utile se vuoi assicurarti che abbiano letto gli aggiornamenti più recenti.
Scopri come configurare un modulo.
Se utilizzi un calendario di tipo capacità e non vuoi inviare una copia delle policy ogni volta che un dipendente prenota una giornata in ufficio, puoi scegliere di inviare la notifica manualmente (con la tua app email).
Puoi facilmente copiare gli indirizzi email di tutti gli utenti che hanno prenotato una fascia oraria andando su Supervisiona > Panoramica, cliccando sulla lente accanto alla fascia oraria e poi su “Email a tutti in questo slot” per ottenere l’elenco degli indirizzi.
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Crea un account ora e inizia a risparmiare tempo ed energie nella gestione della capacità del tuo ufficio.
Usa la versione gratuita con pubblicità di SuperSaaS per configurare il tuo calendario e provarlo finché non sei soddisfatto.
Gli abbonamenti senza pubblicità partono da € 7 e sono sufficienti per la maggior parte degli uffici.
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