Una sola sala riunioni o un solo terapeuta sono facili da pianificare. Le cose si fanno più interessanti quando hai venti box di stoccaggio, quaranta biciclette a noleggio, cento armadietti o una dozzina di chalet per le vacanze. Ognuno di essi deve poter essere prenotato, vuoi vedere a colpo d’occhio cosa è libero e cosa è occupato, e le prenotazioni durano spesso giorni o settimane invece di un’ora.
SuperSaaS gestisce bene tutto questo, ma un calendario con molte risorse trae vantaggio da alcune impostazioni di cui un calendario piccolo non ha bisogno. Questo articolo ne illustra tre: mettere tutte le risorse in un unico calendario, passare a una vista orizzontale per mantenere leggibile la panoramica e decidere se i clienti scelgono un’unità specifica o se ne viene semplicemente assegnata una.
In tutto l’articolo usiamo come esempio la nostra demo Prenotazioni unità di stoccaggio. Contiene quindici unità di dimensioni diverse con prenotazioni che si estendono su più giorni, il che la rende un buon modello per qualsiasi attività di noleggio.
Passo 1: Metti tutte le risorse in un unico calendario
La prima domanda è quale dei tre tipi di calendario usare. Per i noleggi la risposta è quasi sempre un calendario di risorse: ogni box, bicicletta o chalet diventa una risorsa, e una prenotazione blocca quella risorsa per tutta la durata del noleggio. Le prenotazioni in un calendario di risorse possono avere qualsiasi durata, quindi un noleggio di bicicletta di due ore e un contratto di stoccaggio di sei mesi possono convivere nello stesso calendario.
Potresti creare un calendario separato per ogni unità, ma resisti alla tentazione. La nostra documentazione su come combinare i calendari lo dice in modo semplice: se hai risorse intercambiabili, è meglio inserirle nello stesso calendario di risorse. Un solo calendario significa un unico posto in cui impostare orari di apertura, prezzi e vincoli di prenotazione, un’unica panoramica per te e un unico link da condividere con i clienti. Non c’è limite al numero di risorse che puoi aggiungere a un calendario.
Alcuni consigli pratici quando aggiungi molte risorse:
- Usa nomi che contengano informazioni. La demo chiama le sue unità
Unità A01 · 25 m², così la dimensione è visibile senza aprire una prenotazione. Per le biciclette potrebbe essere la misura del telaio; per gli chalet, il numero di posti letto. - Mantieni un ordine logico. Le risorse vengono elencate nell’ordine in cui le definisci in Configura > Risorse. Raggruppale per edificio, fila o tipo, così la panoramica si legge in modo naturale.
- Imposta un prezzo per unità, se necessario. Dimensioni diverse significano di solito prezzi diversi. Con le regole di prezzo avanzate puoi applicare un prezzo diverso per ogni unità, aggiungere tariffe stagionali o scontare i noleggi più lunghi.
Passo 2: Passa a una vista orizzontale
Per impostazione predefinita, SuperSaaS disegna le viste settimanale e giornaliera in verticale: il tempo scorre dall’alto verso il basso e ogni risorsa ha la propria colonna. Funziona bene con poche risorse, ma con quindici o più le colonne diventano troppo strette per essere lette, e una prenotazione che va dal lunedì al venerdì viene divisa in cinque pezzi separati.
Il layout orizzontale capovolge questa impostazione. Ogni risorsa ha la propria riga, il tempo scorre da sinistra a destra e una prenotazione di più giorni diventa un’unica barra che si estende sui giorni che copre. Come spiega la nostra documentazione sulle viste, la vista orizzontale è utile se hai un gran numero di risorse o se le prenotazioni superano spesso la mezzanotte. I noleggi soddisfano entrambe le condizioni.
Per cambiare, apri Configura > Layout nel tuo calendario. Nella colonna Opzioni, accanto alle viste Mese, Settimana e Giorno, scegli Orizzontale invece dell’impostazione predefinita Verticale. Già che ci sei, conviene impostare la vista settimanale come vista predefinita, perché è quella che la maggior parte dei clienti vorrà vedere, e nascondere le viste che non ti servono.
Due impostazioni correlate sono utili quando l’elenco delle risorse si allunga:
- Il filtro delle risorse. Sopra il calendario, gli utenti possono scegliere una singola risorsa da un menu a tendina per vedere solo quell’unità. Nella demo, prova a selezionare
Unità B03 · 200 m²per vedere come il calendario si riduce a una sola riga. È il modo più rapido per un cliente di verificare se l’unità a cui pensava è libera. - Link diretti a una risorsa. Puoi indirizzare un cliente direttamente a un’unità aggiungendo il nome della risorsa all’URL del calendario. Il nostro articolo su come indirizzare gli utenti a una risorsa specifica spiega come fare.
Se ti serve il layout orizzontale senza modificare le impostazioni, aggiungi ?dir=h all’URL del calendario. Funziona anche il contrario, ?dir=v. Trovi altri trucchi con gli URL nella documentazione.
Tieni presente che gli utenti da dispositivo mobile non vedono affatto la vista settimanale verticale od orizzontale. Ricevono invece un calendario mensile compatto con un elenco delle fasce orarie disponibili sotto, che funziona bene indipendentemente dal numero di risorse.
Passo 3: Decidi chi sceglie l’unità
Con il calendario configurato e leggibile, resta un’ultima decisione: il cliente sceglie un’unità specifica o preferisci assegnarne una tu?
Lascia scegliere il cliente
Se le tue unità differiscono in aspetti importanti per il cliente, lascialo scegliere. A un cliente di un box di stoccaggio importa se riceve 25 o 500 m², a un ospite di uno chalet importa il numero di camere da letto, e chi noleggia una bicicletta vuole la misura giusta del telaio. In questo caso il calendario di risorse è tutto ciò che ti serve: il cliente apre il calendario, trova un’unità adatta e la prenota. È così che funziona la demo.
Assegna un’unità automaticamente
A volte le unità sono davvero identiche, e lasciare scegliere le persone crea solo confusione. La nostra documentazione descrive esattamente questo scenario:
Ci sono 20 pezzi identici disponibili per il noleggio, ma invece di permettere ai clienti di selezionarne uno specifico, preferisci che prenotino un pezzo a caso.
Pensa ad armadietti identici, a una flotta della stessa bicicletta a noleggio o a una serie di proiettori o attrezzi identici. Il cliente vuole solo sapere che un pezzo è disponibile per le sue date. Quale riceve è affar tuo, non suo.
SuperSaaS risolve questo problema con le risorse raggruppate, usando un calendario di servizi sopra il tuo calendario di risorse:
- Mantieni il tuo calendario di risorse con tutte le singole unità, come descritto sopra. Resta la tua panoramica amministrativa.
- Crea un nuovo calendario di tipo servizio e definisci al suo interno un servizio, ad esempio “Noleggia una bicicletta”.
- Nel calendario di servizi, vai su Configura > Servizi e collega il servizio al tuo calendario di risorse. Poiché quel calendario contiene più risorse, vedrai l’opzione per collegarlo a Una qualsiasi di… le risorse.
- Subito sotto trovi l’opzione Se sono disponibili più risorse. Qui scegli se lasciare che l’utente scelga una risorsa, se selezionare una risorsa a caso o se assegnare la prima risorsa disponibile nell’ordine in cui appaiono nel calendario.
I clienti prenotano quindi nel calendario di servizi. Vedono la disponibilità come un’unica entità: una fascia oraria è libera finché almeno una delle unità raggruppate è libera. Al momento della prenotazione, SuperSaaS sceglie un’unità per loro e la blocca nel calendario di risorse, dove puoi vedere esattamente quale pezzo è andato a chi. Questa configurazione è spiegata in dettaglio nella sezione sulle risorse raggruppate della documentazione.
La scelta tra a caso e prima disponibile è soprattutto pratica. Prima disponibile riempie l’elenco dall’alto, il che è comodo se l’unità 1 è quella più vicina alla porta. A caso distribuisce l’usura in modo uniforme su tutta la flotta.
Una cosa da tenere a mente: un servizio in un calendario di servizi ha una durata fissa, quindi non puoi lasciare che i clienti trascinino una prenotazione a una durata qualsiasi come possono fare in un calendario di risorse. Per i noleggi, l’approccio abituale è definire alcuni servizi con durate diverse, come “mezza giornata”, “1 giorno” e “2 giorni”, ognuno collegato allo stesso gruppo.
Esempio: un noleggio di biciclette con tre tipi di bicicletta
Per vederlo in azione, dai un’occhiata alla nostra demo Noleggio biciclette. Dietro ci sono tre calendari di risorse, uno per ogni tipo di bicicletta: Biciclette da città, Mountain bike e Biciclette elettriche. Ogni calendario di risorse elenca le singole biciclette di quel tipo, ed è lì che il negozio di noleggio tiene traccia di quale bicicletta è in uso e da chi.
I clienti non vedono mai questi tre calendari. Vedono solo il calendario di servizi Noleggio biciclette, che li combina. I suoi servizi sono definiti per tipo di bicicletta e durata del noleggio, ad esempio “Bicicletta da città ‑ mezza giornata”, “Bicicletta da città ‑ 1 giorno” e “Bicicletta da città ‑ 2 giorni”, e ogni servizio è collegato a Una qualsiasi di… le biciclette del calendario di risorse corrispondente. Quando un cliente sceglie “Bicicletta da città ‑ 1 giorno” e una data, il calendario mostra la disponibilità finché almeno una bicicletta da città è libera quel giorno, e SuperSaaS assegna una bicicletta specifica al momento della prenotazione.
Questa configurazione ti offre il meglio di entrambi i mondi: i clienti scelgono ciò che conta per loro, il tipo di bicicletta e per quanto tempo gli serve, mentre la scelta che per loro non conta, cioè quale bicicletta esattamente, viene fatta automaticamente.
Combina un gruppo con altre risorse
Le risorse raggruppate possono essere combinate con altri requisiti per una stessa prenotazione. La documentazione riporta l’esempio di una prenotazione di gruppo per un tour che richiede 5 biciclette e una guida, in cui non importa quale guida né quali biciclette specifiche vengano selezionate dal gruppo. Per configurarlo, aggiungi semplicemente l’opzione Una qualsiasi di… al servizio più volte, una per ogni bicicletta, e aggiungi le guide come secondo gruppo. SuperSaaS offrirà quindi solo gli orari in cui cinque biciclette e una guida sono tutte libere, e le assegnerà al momento della prenotazione.
Quale vista usare dove
Poiché il calendario di servizi nasconde al cliente le singole risorse, il layout orizzontale conta soprattutto nel calendario di risorse, dove tu e il tuo staff consultate la panoramica completa. In un calendario di servizi, la scelta tra Verticale e Orizzontale è disponibile solo per la vista mensile. Una configurazione tipica per noleggi identici si presenta quindi così:
- Calendario di risorse, vista settimanale orizzontale, usato da te per vedere tutte le unità e le loro prenotazioni e, facoltativamente, dai clienti che vogliono scegliere un’unità specifica.
- Calendario di servizi, collegato al gruppo, usato dai clienti che vogliono solo un'unità per un certo periodo, come nella demo Noleggio biciclette.
Se le tue unità sono diverse tra loro e i clienti devono sempre scegliere, puoi fare a meno del calendario di servizi e condividere direttamente il calendario di risorse.
Provalo tu stesso
Apri la demo Prenotazioni unità di stoccaggio e passa dalla vista settimanale al filtro per farti un’idea di come si comporta un calendario orizzontale con molte risorse, e prova la demo Noleggio biciclette per vedere come appaiono le risorse raggruppate dal lato del cliente. Poi crea un account gratuito, aggiungi le tue unità e imposta il layout orizzontale in Configura > Layout. La versione gratuita non ha limiti al numero di calendari, quindi puoi costruire l’intera configurazione prima di decidere se ti serve un abbonamento a pagamento, che parte da € 7. Se hai bisogno di aiuto, il nostro team di supporto sarà felice di aiutarti.