L’obiettivo principale di un sistema di prenotazione è assicurarsi che ci sia uno slot disponibile prima di permettere una prenotazione, giusto?
Sebbene questo sia vero, esistono situazioni in cui vuoi esattamente l’opposto.
Per esempio, considera un evento in cui volontari aiutano altre persone, ad esempio con la dichiarazione dei redditi.
Devi abbinare i volontari alle persone che hanno bisogno di aiuto. In questo caso vuoi permettere la prenotazione solo negli slot già occupati da un volontario.
Guarda questo calendario di esempio per capire come potrebbe apparire.
Un altro caso comune è una fiera in cui i clienti devono essere abbinati ai commerciali per una dimostrazione.
Il numero di postazioni è fisso, ma vuoi permettere la prenotazione solo se un commerciale è disponibile nello stesso momento.
(Potresti anche invertire il processo: permettere ai clienti di prenotare qualsiasi slot libero, e questo invierebbe automaticamente un’email allo staff commerciale per coprire quello slot.)
Un altro esempio è abbinare due giocatori per una partita di tennis, ma puoi anche abbinarne più di due, ad esempio quattro giocatori per una partita di bridge.
Esempio di configurazione: abbinamento uno-a-uno
Vediamo i passaggi per configurare un calendario in cui un gruppo inserisce la propria disponibilità (volontari o commerciali) e l’altro gruppo prenota un appuntamento con loro.
Nel calendario demo abbiamo messo tutto in un unico calendario per visualizzare meglio il funzionamento.
Ma per gli utenti finali può essere più chiaro avere due calendari separati.
Quindi creeremo un calendario per i volontari e un altro per chi richiede assistenza.
Dalla Dashboard usa la procedura guidata “Nuovo calendario” per creare un Calendario di tipo Risorsa.
In questo esempio scegliamo “Nessun login necessario” e “Una” risorsa (più avanti vedremo come gestire più risorse).
Dai un nome al calendario, ad esempio “Iscrizione volontari”, e definisci gli slot in cui possono registrarsi.
Dopo aver cliccato Fine, clicca su “Orari di apertura” e imposta “Chiuso prima” e “Chiuso dopo” per definire quando si svolge l’attività.Ora crea un secondo calendario tramite la procedura guidata, questa volta un Calendario di tipo Servizio.
Scegli “Nessun login necessario” e chiamalo “Richiesta di aiuto”.
Definisci un servizio, ad esempio “Aiuto con dichiarazione dei redditi”, della durata di 60 minuti.
Non aggiungere ancora risorse richieste: lo faremo dopo.
Clicca Fine e poi imposta gli orari di apertura, che devono corrispondere a quelli del punto 1.Ora colleghiamo i due calendari.
Clicca su “Configura” nel calendario “Richiesta di aiuto”, vai alla scheda “Servizi”.
Clicca l’icona Modifica (1), seleziona la risorsa “Iscrizione volontari” (2), clicca il pulsante “⊗ occupato” (3), poi il pulsante “⊗” (4), e infine “Aggiorna servizio”.
Testiamo.
Se clicchi “Usa” per aprire il calendario, dovresti vedere “Nessuno spazio disponibile”, perché nessun volontario si è ancora registrato.
Vai alla Dashboard, apri il calendario “Iscrizione volontari” e registrati.
Ora torna al calendario “Richiesta di aiuto”: dovresti vedere un singolo slot disponibile.Una volta verificato che tutto funziona, puoi migliorare i calendari aggiungendo email di conferma o richiedendo informazioni aggiuntive.
Infine, condividi il link con ciascun gruppo.
Estendere a più slot simultanei
Supponiamo che tu abbia più volontari o commerciali disponibili contemporaneamente.
Partendo dall’esempio precedente, aggiungeremo un altro calendario di tipo risorsa per tenere traccia del numero di utenti prenotati.
Crea un nuovo Calendario di tipo Risorsa, scegli “Uso interno”, e quando ti viene chiesto cosa vuoi pianificare seleziona “Più di uno”.
Aggiungi due elementi: “Postazione 1” e “Postazione 2”.
Dai al calendario il nome “Postazioni disponibili”.
Non serve impostare orari di apertura: verranno ereditati dagli altri calendari.Aggiungi un volontario extra.
Nel calendario “Iscrizione volontari”, clicca “Configura”, poi “Risorse”, poi “inserisci un elenco”, e aggiungi “Volontario 1” e “Volontario 2” (rinominando la risorsa esistente).Ora configuriamo il collegamento.
Nel calendario “Richiesta di aiuto”, clicca “Configura” e vai alla scheda “Servizi”.
Seleziona “Possono avvenire più prenotazioni contemporaneamente” e sotto “Selezione del servizio” scegli “Scegli il primo”.
Salva e torna alla stessa scheda.
Modifica il servizio e clicca il pulsante “or” per aggiungere un secondo set di condizioni.
Configura uno slot per abbinarlo a “Volontario 1” e l’altro a “Volontario 2”, come nello screenshot:
Scenari più complessi
Usando questa tecnica puoi abbinare un numero maggiore di volontari, ma puoi anche creare scenari più complessi.
Ad esempio, puoi mostrare disponibilità diverse a gruppi diversi, come dare priorità agli anziani prima di aprire le prenotazioni ai più giovani.
Abbiamo descritto vari scenari avanzati nella documentazione su come combinare i calendari.
Ogni calendario può anche leggere la disponibilità da un calendario Outlook o Google, o pubblicare appuntamenti su di essi, permettendo ancora più flessibilità.
Per quanto ne sappiamo, la possibilità di combinare calendari in questo modo è unica di SuperSaaS.
In termini matematici, si tratta di applicare “AND, OR e NOT logici” agli slot disponibili.
Ma non preoccuparti se questo non ti dice nulla: l’importante è che tu possa adattare il sistema di prenotazione al tuo business, e non il contrario.
Se incontri problemi imprevisti, sentiti libero di contattarci.