La nostra funzione “agisci per conto di” ti permette di prenotare appuntamenti per i tuoi utenti utilizzando le loro credenziali, mantenendo comunque una panoramica completa di tutte le prenotazioni e di chi è associato a ciascuna.
Questa funzionalità è progettata per rendere la pianificazione più semplice sia per te che per i tuoi clienti, mantenendo il flusso di lavoro scorrevole senza perdere traccia degli appuntamenti.
In questo blog leggerai:
- Come la funzione “agisci per conto di” può beneficiare la tua attività
- Perché agire per conto di un utente può essere vantaggioso per il tuo flusso di lavoro
- Come abilitare la funzione “agisci per conto di” quando prenoti per i tuoi clienti
Come la funzione “agisci per conto di” può beneficiare la tua attività
In un’epoca dominata da digitalizzazione e automazione, potrebbe sembrare superfluo offrire opzioni di prenotazione offline.
Nonostante il 50% delle persone nel mondo preferisca prenotare online, c’è ancora un motivo per considerare questa possibilità.
Una ricerca di Amra & Elma mostra che il 32% delle persone negli Stati Uniti preferisce ancora prenotare appuntamenti tramite pratiche offline, come telefono o di persona. Questa percentuale varia però a seconda del settore.
Esiste anche un terzo gruppo che spesso le aziende trascurano: i prenotatori ibridi.
Questi clienti si muovono fluidamente tra canali online e offline. Per esempio:
- Prenotano il primo appuntamento dal parrucchiere online, ma fissano il successivo di persona.
- Prenotano tramite il tuo sito ma chiamano per modificare l’orario.
- Prenotano digitalmente ma fissano il follow‑up via SMS o piattaforme di messaggistica (WhatsApp, Telegram, ecc.).
Abilitando lo staff ad agire per conto dei clienti, apri ulteriori modalità per raggiungerti, eliminando qualsiasi barriera che impedirebbe ai clienti di prenotare.
In un mondo ibrido, il successo non appartiene alle aziende con i flussi più avanzati o completamente digitali, ma a quelle che si adattano alle esigenze e preferenze dei propri clienti.
La digitalizzazione può guidare il percorso, ma non dovrebbe definire i limiti del tuo servizio.
Permettendo al tuo team di agire per conto dei clienti, colleghi prenotazioni online e offline in un unico sistema, mantenendo efficienza operativa e offrendo la flessibilità che i clienti si aspettano.
Perché agire per conto di un utente può essere vantaggioso per il tuo flusso di lavoro
Ci sono diversi motivi per cui la funzione “agisci per conto di” può migliorare il tuo flusso di lavoro.
Innanzitutto, semplifica l’amministrazione.
Risparmi ore nel cercare di capire quale prenotazione appartiene a quale cliente.
Non serve cercare tra tutte le prenotazioni: puoi semplicemente cercare l’utente nella pagina di gestione utenti e cliccare sull’icona della lente per vedere le sue prenotazioni future e passate.
È tutto organizzato e offre una panoramica chiara degli appuntamenti dell’utente.
Questo può essere utile se un cliente vuole improvvisamente cancellare o modificare un appuntamento e non riesce a farlo da solo, oppure ti invia un’email all’ultimo minuto.
Dal lato utente, anche loro possono accedere al proprio account per vedere la panoramica delle prenotazioni, così non perdono di vista i loro appuntamenti.
Un altro motivo per utilizzare questa funzione è gestire prenotazioni telefoniche o di persona, assegnandole all’utente corretto — una soluzione ideale se hai utenti che non possono prenotare online.
Come detto, molte persone preferiscono ancora prenotare in modi diversi dall’online.
Pensa a chi non è pratico con la tecnologia o ai prenotatori ibridi, che apprezzano la flessibilità di scegliere se prenotare un follow‑up online o di persona.
Quando permetti alle persone di prenotare via telefono o di persona, potresti non essere sempre tu a registrare l’appuntamento.
Soprattutto se lavori in una clinica o un salone con più operatori che offrono lo stesso servizio.
Oppure se hai una reception dove gli assistenti gestiscono prenotazioni e check‑in.
In questo caso, puoi assegnare allo staff il ruolo di superuser in SuperSaaS per agire per conto dei clienti, rendendo le prenotazioni di persona semplici da gestire anche per il tuo team.
Questo ti dà più tempo per occuparti di altre attività che richiedono la tua attenzione.
Scopri come creare un superuser in questo breve video:
Come abilitare la funzione “agisci per conto di” quando prenoti per i tuoi clienti
Per usare la funzione “agisci per conto di”, i tuoi clienti devono avere un account utente.
Senza un account, l’appuntamento non può essere collegato all’utente e la funzione non apparirà nelle pagine dello schedule.
Step 1: Richiedere il login per prenotare
Assicurati che il tuo schedule richieda il login prima di effettuare una prenotazione.
Questa impostazione si abilita in Configure > Access.
Step 2: Creare o importare utenti
L’opzione “agisci per conto di” è disponibile solo se nel tuo account esistono utenti.
Quando il login è richiesto, i clienti vengono indirizzati alla pagina di accesso dove possono creare un account.
Se un cliente non può creare il proprio account, puoi:
- creare manualmente un profilo utente
- importare utenti in blocco
Entrambe le operazioni si effettuano nella sezione User Management.
Ulteriori dettagli sono disponibili nella nostra documentazione.
Step 3: Usare l’icona “Act As”
Dopo aver configurato lo schedule affinché richieda il login e dopo che gli utenti hanno creato il proprio account, vedrai apparire una piccola icona nelle pagine dello schedule.
Questa è l’icona “agisci come” e appare solo se hai almeno un utente registrato e le impostazioni sono corrette.
Per agire come un utente:
- Clicca sull’icona e digita il login del cliente
Clicca sul nome utente e poi sull’icona verde di conferma
Dopo aver cliccato, il nome utente apparirà nell’angolo destro dello schedule
Ora puoi prenotare per conto dell’utente
Durante la prenotazione, tutti i dati del cliente verranno compilati automaticamente nei campi della prenotazione.
Se le notifiche email sono abilitate, il cliente riceverà la conferma dell’appuntamento nella sua casella di posta.
Dopo aver creato l’appuntamento, passa con il mouse sul nome utente o sull’icona “act as”.
Vedrai che il nome utente sarà barrato e l’icona diventerà rossa.
Clicca sul nome barrato per smettere di agire per conto dell’utente.
Apparirà anche una notifica che conferma che non stai più agendo per conto del cliente.
In sintesi: agire per conto dei tuoi utenti è un ottimo modo per ottimizzare il flusso di lavoro, mantenere l’amministrazione snella e avere una panoramica chiara delle prenotazioni future e passate.
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Se hai bisogno di assistenza, il nostro team di supporto è pronto ad aiutarti: contattaci tramite il nostro apposito modulo.
Scopri come creare un superutente in questo breve video: